Data & Sekretesspolicy

När du som mottagare aktivt godkänner Talent Search Data & Sekretesspolicy ger du Talent Search AB ditt medgivande att vi sparar och behandlar dina personuppgifter enligt beskrivet nedan.

Bakgrund: Policy för personuppgiftsbehandling

Talent Search AB, organisationsnummer 559228-1298, (”Företaget”/ ”Verksamheten”) bedriver förmedling av interimskonsulter (”Tjänsten”). Företagets riktar sig mot företag (”Kunden”) som har tidsbegränsade behov av kvalificerade personal samt till konsulter (”Konsulten”) som är intresserade av konsultuppdrag. Företaget är personuppgiftsansvarigt för de personuppgifter som rör Kunden/ Konsulten och som Företaget samlar in och behandlar i samband med datalagring av Kunders och Konsulters information i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsten.

Kundens och Konsultens personuppgifter kan komma att överföras till andra företag vid genomförande av bakgrundskontroll, kreditupplysningar och redogörelser mot exempelvis Skatteverket. Information överförs även, i den grad är nödvändig för tillhandahållande av Tjänsten, mellan Kunden och Konsulten. I detta dokument beskriver Företaget personuppgifter behandlas enligt Dataskyddsförordningens (”DSF”) direktiv. För mer information om DSF, vänligen besök Integritetsmyndighetens hemsida. Företagets behandling av personuppgifter innebär att ett dataskyddsombud måste utses enligt artikel 37.1a-c (DSF) 4.1:1.

Dataskyddsombud för Talent Search AB
Linda Kvarnström (VD)
E-post: linda.kvarnstrom@talentsearch.se

De registrerades rättigheter

Information skall lämnas till de registrerade i lättillgänglig form med klart och tydligt språk och innehålla följande; uppgifter om personuppgiftsansvarig, kontaktuppgifter till företrädare för personuppgiftsansvarig, i tillämpliga fall kontaktuppgifter för dataskyddsombudet, ändamålet och rättslig grund med behandlingen, i det fall behandlingen baseras på artikel 6.1 f, definition av berättigade intressen, mottagare eller kategorier av mottagare, överföring av personuppgifter till tredje land. För att även uppnå och säkerställa rättvis och transparant behandling skall följande information lämnas; lagringsperiod om möjligt eller kriterier för att fastställa denna period, den registrerades rättigheter, om behandlingen grundar sig på samtycke att detta kan återkallas, rätt till klagomål, om tillhandahållandet av personuppgifter är ett lagstadgat eller avtalsenligt krav, förekomst av automatiserat beslutsfattande. Huruvida det finns rutiner för att informera de registrerade om personuppgifter som samlas in.

Du som är registrerad i Talent Searchs databas har vid varje tidpunkt rätt att veta vilka personuppgifter om dig Företaget har sparat. Du har även rätt att ändra dina uppgifter hos oss, du har rätt att bli raderad eller bli glömd i systemet. I samband med att du registrerar dina uppgifter hos oss ger du ett aktivt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter. Du kan vid varje tidpunkt dra tillbaka ditt samtycke varpå vi raderar dina uppgifter hos oss. Vi raderar kontinuerligt data som inte längre fyller sitt syfte samt data som inte uppdaterats på fem (5) år.

Du som Kund eller Konsult har rätt att kostnadsfritt begära information om eller rättelse av de personuppgifter som rör dig och som behandlas av Företaget. Du som Kund/ Konsult har även rätt att begränsa vår behandling av personuppgifterna, begära att behandlingen upphör samt att få ut de personuppgifter som du har tillhandahållit Företaget i ett strukturerat, allmänt använt och digitalt format samt ha rätt att överföra dessa uppgifter till annan personuppgiftsansvarig utan att Företaget hindrar det. Om Kunden eller Konsulten är missnöjd med Företagets behandling av personuppgifter har Kunden/ Konsulten rätt lämna in ett klagomål till Integritetspolicy, eller till motsvarande myndighet i det land där Kunden bor eller arbetar. Rutiner för att tillmötesgå dina rättigheter har upprättats och allt du behöver göra är att kontakta Talent Searchs Dataskyddsombud.

Företagets grundprinciper: Behandling av personuppgifter

Verksamheten har upprättat policys och rutiner för att säkerställa behandling av personuppgifter enligt kraven i artikel 5 (DSF). Företagets verksamhetsledningssystem innefattar instruktioner för hur informationen får samlas in, lagras, behandlas och delas. Talent Search AB är enligt dataskyddsförordningen personuppgiftsansvarig för behandling av alla personuppgifter i företaget, förutom i de uppdrag där företaget hanterar personuppgifter för annans räkning och är personuppgiftsbiträde. Det är endast tillåtet att behandla personuppgifter i Företaget om det finns rättslig grund för behandlingen och så länge ändamål med behandlingen kvarstår. Att behandla personuppgifter på ett sätt som är oförenligt med det ursprungliga ändamålet är inte tillåtet om inte samtycke har inhämtats från den registrerade. Personuppgifter skall endast behandlas av anställda med kompetens inom området och skall hanteras, förvaras, uppdateras och gallras enligt fastställda rutiner och med tillräckligt höga krav på säkerhet.

Alla som berörs av denna policy skall informeras om hur och varför deras personuppgifter behandlas av Företaget. Du som registrerad ska veta vem som är ansvarig kontaktperson för personuppgiftsbehandlingen, eventuella personuppgiftsbiträden och vilka dessa är. När gallring av personuppgifter skall ske samt de registrerades rättigheter enligt DSF. Personuppgifter i Företaget behandlas på ett lagligt sätt med stöd av rättslig grund för resp. kategori enligt artikel 6 och 9 (DSF). Personuppgifter i Företaget behandlas på ett korrekt sätt för resp. kategori artikel 5.1a (DSF). Detta innebär att Företaget har rutiner som säkerställer uppgifternas korrekthet.

Personuppgifter i Företaget behandlas på ett öppet sätt och Företaget har rutiner och policy som stöd för resp. kategori artikel 5.1a (DSF). Personuppgifter i Företaget samlas endast in och behandlas om det finns särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, artikel 5.1b (DSF). Personuppgifter i Företaget ska vid varje tidpunkt vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas artikel 5.1c (DSF). Alla insamlade personuppgifter behövs i Företaget för att fullfölja Tjänsten. Personuppgifter i Företaget lagras inte under en längre tid än nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas artikel 5.1d (DSF). Företaget har dokumenterade rutiner för arkivering och radering i Företagets Verksamhetsledningssystem. Personuppgifter i Företaget behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna artikel 5.1f (DSF).

Dataskydd vid behandling av personuppgifter

Vid Företagets behandling av personuppgifter skall bedömning av risker för enskildas rättigheter och friheter göras utifrån uppgifternas art, omfattning och syfte. Känsliga personuppgifter beaktas särskilt och hanteras via digital överföring med kryptering. Lönespecifikationer och överföring av personuppgifter till tredje part får inte levereras via e-mail som inte är krypterad eller på annat sätt gjord oidentifierbar för annan än för mottagaren med nyckel.

Säkerhet
Talent Search har genom extern systemleverantör tillgång till system med funktioner som möjliggör säker datahantering. Leverantören sparar informationen krypterat och genomför kontinuerliga säkerhetsuppdateringar för att undvika intrång. Företaget har vidtagit nedan uppräknade organisatoriska och tekniska åtgärder för att uppnå en lämplig säkerhetsnivå för behandling av personuppgifter:

Verksamheten använder kryptering för behandling av personuppgifter. Verksamheten har begränsat tillgången till personuppgifter så att endast personer med behörighet har tillgång. För att undvika dataintrång används tvåvägsverifiering för åtkomst till databasen. Utöver den standardiserade krypteringen har Företaget ytterligare ett säkerhetsprogram för att snabbt upptäcka dataintrång genom webbplatsen (www.talentsearch.se samt www.andcompany.se). Företaget kontrollerar, genom leverantör, löpande att eventuella larm som kommer via e-post ifrån leverantörens övervakningssystem och påbörja felavhjälpning vid eventuellt intrång. Webbplatsen övervakas dygnet runt av leverantörens övervakningssystem som kontrollerar och larmar enligt följande övervakningspunkter när de enligt leverantören ligger utanför normala värden.

Åtkomst av data
Tillgång till personuppgifter skall vara behörighetsstyrd och begränsad till att endast omfatta behörig personal och den registrerade. För att säkerställa konfidentialitet och integritet så har alla som har tillgång till personuppgifter i verksamheten har skrivit på en sekretess- eller tystnadsförbindelse för att säkerställa konfidentialitet och integritet. Följande Anställda, Samarbetspartners & Leverantörer kan ges tillgång till personuppgifter som rör samtliga kategorier: Anställda, Leverantörer, Konsulter, Kunder.

Anställda
Samtliga anställda hos Företaget har undertecknat Policy för personuppgiftshantering för att säkerställa att hanteringen sker förenligt med Talent Search Data & Sekretesspolicy.

Samarbetspartners & Leverantörer
Samtliga samarbetspartners har undertecknat Personuppgiftsbiträdesavtal för att säkerställa att hanteringen sker förenligt med Talent Search Data & Sekretesspolicy.

Åtkomst till mottagare inom EU
Google Sweden AB
Stockholm
Org.nummer
556656-6880
Verksamhet Databehandling & Hosting

Paloma in Sweden AB
Hedemora
Org.nummer 556709-3090
Verksamhet Utgivning av programvara

Gaffla AB
Stockholm
Org.nummer
559132-2051
Verksamhet Reklam, PR, Mediebyrå & Annonsförsäljning

Aloq AB
Östersund
Org.nummer 556755-7078
Verksamhet Dataprogrammering

Actsec Security AB
Nacka
Org.nummer 556984-3872
Verksamhet Konsultverksamhet avseende företags org.

GetAccept AB
Malmö
Org.nummer 559023-1402
Verksamhet Dataprogrammering

UC Affärsinformation AB
Stockholm
Org.nummer 556730-7367
Verksamhet Webbportaler

Creditsafe i Sverige AB
Göteborg
Org.nummer 556514-4408
Verksamhet Inkasso- & Kreditupplysningsverksamhet

Add & Subtract Redovisningspoolen AB
Stockholm
Org.nummer 556220-5467
Verksamhet Redovisning & bokföring

Grant Thornton Sweden AB
Stockholm
Org.nummer 556356-9382
Verksamhet Revision

HolyComms Kruse AB
Stockholm
Org.nummer 559196-6980
Verksamhet Marknadsföring

Awave AB
Org.nummer 556727-6141
Stockholm
Verksamhet Webbdesign

Åtkomst till mottagare utanför EU
Zoho Corporation
4141 Hacienda Drive
Pleasanton,
California 94588, USA

Medvetenhet inom verksamheten

Företagsledning består av
Linda Kvarnström, VD
Stefan Granqvist, Ägare
Wictor Bonde, Ägare

Styrelsen består av
Stefan Granqvist
Wictor Bonde
Mia Klingvall

Utbildning av Anställda
Företagsledning och styrelse är insatt och medveten om vad dataskyddsförordningen innebär och hur ansvaret ser ut. För att säkerställa att samtliga medarbetare följer Talent Search riktlinjer kring datainsamling, behandling och lagring har en av medarbetarna i uppgift att hålla internutbildningar. Utbildningarna är en obligatorisk del i Företagets introduktion av nya medarbetare och tar upp som en stående punkt under företagets årsmöte som äger rum i augusti. Under såväl introduktionsutbildning som de kontinuerliga utbildningarna avhandlas bland annat:

Dataskyddsförordningen – vad innefattar GDPR, vad har den för syfte och hur säkerställer vi att det följs?
Sökkriterier – hur säkerställer vi ett urval i linje med företagets policys mot särbehandling och diskriminering?
Mötesanteckningar – vilken information är väsentlig att samla in för personbedömningar och hur får den behandlas?
Behandling av data – hur säkerställer vi att information som framkommer i samband med bakgrundskontroller, vid referenser och under intervjuer behandlas och lagras på ett säkert, etiskt och lagligt sätt?

Fysisk lagring av personuppgifter
Talent Search är ett pappersfritt företag i största möjliga mån, i enlighet med företagets miljöpolicy. Det innebär att ett minimum av papper skrivs ut. Den information som anses nödvändig att ha i fysiskt format makuleras i pappersförstörare direkt efter att den införts elektroniskt, exempelvis cv och mötesanteckningar. Dokument med personuppgifter som sparas i pärmar förvaras i låsbara skåp.

Inventering & kontinuerlig uppdatering av personuppgifter

Personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i verksamheten är Stefan Granqvist, VD. Detta ansvar innebär att den personuppgiftsansvarige ska genomföra samt fortlöpande se över och vid behov uppdatera lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs enligt DSF.

Företaget har en utsedd Anställd som kontinuerligt ser över att data som sparas och hanteras av Företaget är relevanta och uppdaterade. Den anställde rapporterar till Personuppgiftsansvarig Stefan Granqvist. I denna kontroll rättas/ kompletteras felaktig data och det kontrolleras löpande att samtycke har getts för hanteringen av personuppgifter.

Systemleverantörer
Aloq AB
Östersund
Org.nummer 556755-7078
Verksamhet Dataprogrammering

Zoho Corporation
4141 Hacienda Drive
Pleasanton,
California 94588, USA
Verksamhet CRM-system

Awave AB
Yngligagatan 2, 113 47 Stockholm
Verksamhet Webbdesign

Försäljning och delgivning av data
Talent Search säljer eller delger inte någon utomstående data utöver angivna Leverantörer & Samarbetspartners.

Hur länge data sparas
Huvudregeln är att data sparas i maximalt fem (5) år från sin senaste uppdatering.

E-posthantering
All e-post skall slängas/rensas om det inte är av väsentlig betydelse för uppdrag, pågående arbete eller i Företagets intresse. Samtycke måste vid avsaknad av annan rättslig grund inhämtas för att spara uppgiften. All web-publicering är frivillig och uppgifter publiceras endast efter samtycke. Vid incidenter skall, om det inte är osannolikt att incidenten medför risker för enskildas fri-och rättigheter, anmälan till tillsynsmyndighet ske inom 72 timmar. Om incidenten kan leda till att personer utsätts för allvarliga risker skall även de registrerade informeras om händelsen.

E-postutskick
För mottagare av e-postutskick/ e-postreklam lagrar Talent Search AB endast e-postadressen. Inga övriga uppgifter som person, arbetsgivare eller annat sparas. Vi säljer eller distribuerar ej våra e-postregister i kommersiellt syfte till tredje part och lämnar ej ut uppgifter utanför EU. Rättslig grund och syfte med personuppgiftsbehandligen för ovanstående kategori är Samtycke enligt artikel 6 a (DSF). Syftet är att via e-postutskick lyfta fram tillgängliga Konsulter och nyheter. De Konsulter som lyfts fram har antingen givit sitt aktiva medgivande till att medverka i utskicket (dock alltid under fiktivt namn) eller är exempelprofil baserade på Konsulter som Talent Search AB vanligen placerar ute hos kundföretag. Du som mottagare har närsomhelst rätt att begära ut vilka uppgifter som sparas om dig genom att maila Dataskyddsombud. Du har även rätt att raderas/ glömmas bort och få dina personuppgifter rättade. Om du vid någon tidpunkt vill dra tillbaka ditt samtycke kontaktar du Dataskyddsombudet.

Åtkomst till mottagare inom EU
Paloma in Sweden AB
Hedemora
Org.nummer 556709-3090
Verksamhet Utgivning av programvara

Personuppgifter för kategorin ANSTÄLLDA

Verksamheten behandlar personuppgifter för kategorin Anställda, personuppgifter som behandlas för anställda är: Namn, personnummer, bostadsadress, e-post, telefon, bankuppgifter, uppgifter om hälsa. Rättslig grund och syfte med personuppgiftsbehandligen för ovanstående kategori är: Samtycke enligt artikel 6 a (DSF). Den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandling av dennes personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål. Att den är nödvändig för fullgöra ett avtal enligt artikel 6b (DSF). Att den är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller annan fysisk person enligt artikel 6d (DSF). Ansvarig för personuppgiftsbehandlingen av ovanstående kategori på företaget är: Stefan Granqvist. Verksamheten anlitar inte något personuppgiftsbiträde för behandling av personuppgifter för denna kategori.

Åtkomst till mottagare inom EU
Google Sweden AB
Stockholm
Org.nummer
556656-6880
Verksamhet Databehandling & Hosting

Paloma in Sweden AB
Hedemora
Org.nummer 556709-3090
Verksamhet Utgivning av programvara

Gaffla AB
Stockholm
Org.nummer
559132-2051
Verksamhet Reklam, PR, Mediebyrå & Annonsförsäljning

Aloq AB
Östersund
Org.nummer 556755-7078
Verksamhet Dataprogrammering

Awave AB
Yngligagatan 2, 113 47 Stockholm
Verksamhet Webbdesign

Actsec Security AB
Nacka
Org.nummer 556984-3872
Verksamhet Konsultverksamhet avseende företags org.

GetAccept AB
Malmö
Org.nummer 559023-1402
Verksamhet Dataprogrammering

Fortnox Aktiebolag
Växjö
Org.nummer 556469-6291
Verksamhet Utgivning av annan programvara

UC Affärsinformation AB
Stockholm
Org.nummer 556730-7367
Verksamhet Webbportaler

Creditsafe i Sverige AB
Göteborg
Org.nummer 556514-4408
Verksamhet Inkasso- & Kreditupplysningsverksamhet

Add & Subtract Redovisningspoolen AB
Stockholm
Org.nummer 556220-5467
Verksamhet Redovisning & bokföring

Grant Thornton Sweden AB
Stockholm
Org.nummer 556356-9382
Verksamhet Revision

HolyComms Kruse AB
Stockholm
Org.nummer 559196-6980
Verksamhet Marknadsföring

Awave AB
Org.nummer 556727-6141
Stockholm
Verksamhet Webbdesign

Åtkomst till mottagare utanför EU
Zoho Corporation
4141 Hacienda Drive
Pleasanton,
California 94588, USA

Verksamheten behandlar personuppgifter för ovanstående kategori i ett it-system
Leverantören av systemet har rollen av ett personuppgiftsbiträde och hanteringen skall regleras i ett avtal enligt artikel 28.3 (DSF).

Mottagare av personuppgifter för ovanstående kategori är
Skatteverket, Försäkringskassan och angivna mottagare med åtkomst.

Mottagare i tredjeland eller internationell organisation
Personuppgifter för denna kategori överförs inte till mottagare i tredjeland eller en internationell organisation utöver angiven åtkomst av Zoho Corporation.

Uppgifterna för ovanstående kategori samlas in från
Personuppgifter för ovanstående kategori samlas in från den registrerade, Personuppgifter för ovanstående kategori genereras internt.

Personuppgifter för kategorin KONSULTER

Ändamålen med behandlingen av personuppgifterna
Talent Search AB verksamhet kräver att vi inhämtar, behandlar och lagrar personuppgiftsdata i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsten. Företaget behandlar endast information som är väsentlig för Tjänsten för såväl Kunden som Konsulten. Exempel på information är var en person bor, kontaktuppgifter, information om tidigare arbetsplatser och information som framkommit under en intervju. Det senare kan exempelvis vara en Konsults preferenser kring uppdragsgivare, tillgänglighet och ersättningsanspråk. Gemensamt är att informationen skall behandlas unikt och inte ha en negativ påverkan på Konsultens möjlighet att bli aktuell för framtida konsultuppdrag.

Datalagring
Personuppgifter som lagras får ej vara äldre än fem (5) år för att få fortsätta lagras i systemet. Det betyder att om du som Konsult inte aktivt har uppdaterat din information och att Företaget inte aktivt samlat in data genom att kontakta dig så kommer din profil att raderas i vår databas. Vi säkerställer att detta görs kontinuerligt genom systematisk påminnelse till Konsulter som inte har uppdaterade uppgifter. Anställda på Talent Searchs administration har som huvudsakliga arbetsuppgifter att bearbeta databasen och kontinuerligt kontakta Konsulter. Om Konsulten ej uppdaterar sin information trots anmodan, inte visar intresse för Tjänsten eller har ingått i en anställning och saknar ambition att fortsätta som konsult i framtiden så raderas personens profil.

Den information som sparas för samtliga konsulter är:
Kandidat-ID: 1234
Kandidat Namn: Erik Eriksson
Personnummer: 19ÅÅMMDD-XXXX
Mobiltelefon: 070-123 45 67
E-post: exempel@exampel.com
Postadress: Exempelvägen 1, 111 22 Stad
Bostadsort: Stockholm
Yrkeskategori: Ekonomi
Nuvarande befattning: Ekonomichef

Personbunden information: Namn, personnummer, bostadsadress, kontaktuppgifter
Karriärsinformation: cv, personligt brev, arbetsintyg, skattetabell, arbetsgivarintyg, bakgrundskontroll, bilagor
Skapad information för bedömningar: mötesanteckningar, noteringar.

Information i mötesanteckningar
Anställda på Talent Search för kontinuerligt anteckningar för såväl Kunder som Konsulter. Grundläggande för samtliga mötesanteckningar är att: Informationen ska vara relevant för att utföra Tjänsten. Ingen konfidentiell information om ett företags eller individs situation får sparas i systemet. Informationen om bedömning kring en Konsults lämplighet får uttryckas eller göras tillgänglig så att informationen hindrar individen från att ta framtida konsultuppdrag genom Talent Search. All information som samlas in och sparas måste vara i linje med Talent Search policys mot diskriminering. Information om policys finns tillgänglig i företagets Verksamhetsledningssystem och det är obligatoriskt för samtliga medarbetare att godkänna och följa.

För de Konsulter som är uthyrda genom Företaget nödvändig data av Talent Search ekonomifunktion. Informationen omfattar exempelvis bankuppgifter, personnummer, f-skattebevis och försäkringsuppgifter. Rättslig grund och syfte med personuppgiftsbehandligen för ovanstående kategori är Samtycke enligt artikel 6a (DSF) vilket sker i samband med kontraktsskrivning.

Verksamheten behandlar personuppgifter för ovanstående kategori i ett it-system som levereras av
Zoho Corporation
4141 Hacienda Drive
Pleasanton,
California 94588, USA

Rättslig grund och syfte med personuppgiftsbehandligen för ovanstående kategori
Den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandling av dennes personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål i enlighet med artikel 6a (DSF). Grund för insamlande, behandling och lagring av data är att den är nödvändig för fullgöra ett avtal enligt artikel 6b (DSF), den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse enligt artikel 6c (DSF), samt att den är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller annan fysisk person enligt artikel 6d (DSF).

Verksamheten behandlar personuppgifter för ovanstående kategori i ett it-system. Leverantören av systemet har rollen av ett personuppgiftsbiträde och hanteringen skall regleras i ett avtal enligt artikel 28.3 (DSF). Företaget utför inte behandling av personuppgifter som medför risker för registrerades rättigheter och friheter. Mottagare av personuppgifter för ovanstående kategori är Skatteverket, Försäkringskassan, samt nedan Leverantörer & Samarbetspartners: