Onboarding

Onboarding är det planerade arbetet med att få en nyanställd in i rollen, gruppen och organisationen, från signerat avtal till den dag personen fungerar självständigt.

Perioden räknas i månader, inte dagar. Det är också i den perioden en rekrytering som ser bra ut på pappret antingen sätter sig eller går sönder.

Vad är onboarding?

Onboarding är bredare än en introduktion. Introduktionen är dag ett: passerkort, dator, en rundtur och lunch med gruppen. Onboardingen är hela det förlopp som gör att en person går från att vara ny till att vara med. Den omfattar arbetsuppgifter, verktyg, sammanhang, relationer och de oskrivna regler som ingen berättar om men alla förväntas kunna. Den är också fortsättningen på kandidatupplevelsen: candidate experience slutar inte vid signeringen, den byter bara namn.

Ansvaret ligger hos chefen. HR kan bygga struktur, mallar och checklistor, men det är närmaste chef som avgör om planen blir något. Gruppen bär den sociala delen, och den delen går inte att delegera till ett dokument. En vanlig konstruktion är att en kollega utses till fadder eller mentor med ett uttalat uppdrag under de första månaderna.

Onboarding hänger ihop med provanställning, men de är inte samma sak. Provanställningen är en juridisk konstruktion: enligt LAS får den vara i högst sex månader och kan avbrytas av båda parter utan att skäl anges, med underrättelse i förväg. Kollektivavtal kan ha andra regler. Onboardingen är det arbete som gör att ni faktiskt har underlag att ta ställning till innan tiden går ut. Utan plan blir provanställningen ett halvår av gissningar.

En onboardingplan brukar innehålla:

• Ett upplägg för de första dagarna, med namngivna personer och tider.
• Konkreta mål för första månaden, tredje månaden och sjätte.
• Utpekad fadder eller mentor i arbetsgruppen.
• Fasta avstämningar med chefen, inte bara vid behov.
• En checklista för system, behörigheter och utrustning.

De tre faserna i en onboarding

Före första dagen. I Sverige är uppsägningstiden ofta en till tre månader, och tystnad i den luckan gör ofta att en nyanställd hoppar av eller kommer in med sänkt entusiasm. Håll kontakten. Skicka en hälsning från gruppen, bjud in till en fika eller en avdelningsträff, se till att avtal och praktiska frågor är avklarade i god tid. Beställ dator, konton och behörigheter så att de fungerar dag ett, inte vecka tre.

Första veckan. Här handlar det om att göra personen funktionsduglig och trygg. Genomgång av säkerhet, rutiner och system. Presentationer av de personer rollen faktiskt arbetar med, inte hela organisationsschemat. Viktigast är en första uppgift som går att slutföra inom veckan. Att få något gjort tidigt gör mer för självkänslan än en välfylld informationsmapp. Lägg in korta avstämningar varje dag den första veckan.

De första månaderna. Nu byggs kompetensen och relationerna. Målen bör vara skrivna och kända: vad ska personen kunna göra själv efter en månad, vad efter tre. Ha återkommande samtal där både chef och medarbetare säger hur det går, och var rak när något inte fungerar. Boka in en avstämning i god tid innan provanställningen löper ut, så att beslutet fattas på underlag och inte på kalendern.

Vanliga misstag med onboarding

1. Att släppa kontakten under uppsägningstiden. Två månader utan ett ord ger kandidaten gott om tid att ta emot ett motbud från nuvarande arbetsgivare. Kontakten kostar inget och är den billigaste försäkringen som finns.
2. Att packa allt i första veckan. Fjorton möten på fem dagar ger ingen kunskap, bara utmattning. Sprid informationen över de första månaderna och repetera det viktiga.
3. Att vänta med svåra samtal till provanställningens slut. Problem som tas upp i vecka tre går ofta att lösa. Samma problem i månad fem har hunnit bli en uppfattning om personen.
4. Att inte ha någon plan vid interna byten. Den som redan är anställd antas kunna allt, men en ny roll innebär nya krav, nytt mandat och nya kollegor. Interna rekryteringar behöver egen onboarding.

Så jobbar Talent Search med onboarding

På den erfarenhetsnivå vi arbetar med, två till tolv år, är kandidaten nästan alltid mitt i en uppsägningstid när avtalet skrivs. Vi lämnar inte the process där. Vi håller kontakt med både er och den nyanställda under tiden fram till start och hör av oss efter att personen börjat, eftersom vi vill veta om det vi bedömde stämde.

• Vi sammanfattar vad som kom fram i intervjuer och tester, så chefen vet var stödet behövs.
• Vi hör av oss under uppsägningstiden och flaggar tidigt om något känns osäkert.
• Vi följer upp efter start och innan provanställningen löper ut.
• Vi återkopplar vad kandidaten själv sa att hon behöver för att komma in i rollen.

Vanliga frågor om onboarding

Hur lång är en onboarding?

Räkna med tre till sex månader för en specialist- eller chefsroll, och att den formella delen ofta följer provanställningens längd. Den praktiska inlärningen kan pågå längre. Det som avgör är rollens komplexitet och hur mycket internt sammanhang som krävs för att fatta beslut.

Vad ska ske före första arbetsdagen?

Avtal påskrivet, utrustning och konton beställda, ett schema för första veckan och minst en kontakt med gruppen. Se också till att den som ska ta emot personen vet att hon kommer och har tid avsatt. Preboarding är den del som ger mest effekt per nedlagd timme.

Kan bra onboarding förhindra en felrekrytering?

Den kan förhindra en del av dem. Rekryteringar som misslyckas gör det ofta av två skäl: fel person valdes, eller rätt person fick ingen chans att komma in. Onboarding tar hand om det andra fallet och gör dessutom att det första upptäcks tidigare.

Vem bör äga onboardingen?

Närmaste chef, med HR som stöd för struktur och uppföljning. Läggs ägarskapet på HR blir onboardingen ett formulär, och läggs den helt på chefen utan mallar blir den olika bra beroende på vem som råkar rekrytera. Kombinationen fungerar bäst.

Ska ni ta emot en nyckelperson inom kort? Boka en kort avstämning med us om de första hundra dagarna.