Time to hire

Time to hire är antalet dagar från att en kandidat kommer in i rekryteringsprocessen till att personen tackar ja till erbjudandet.

Måttet visar hur snabbt ni hanterar de kandidater ni faktiskt har fått fram. Det är ett av få nyckeltal i rekrytering som chefen, HR och kandidaten märker direkt i vardagen. Långa ledtider syns sällan på en faktura, men de kostar kandidater.

Vad är time to hire?

Time to hire mäter tempot i urvalet. Klockan startar när kandidaten kommer in i processen, alltså vid ansökan, vid svar på ett direktsök eller vid det första introduktionssamtalet. Klockan stoppas när kandidaten accepterar erbjudandet. Däremellan ligger screening, intervjuer, eventuella tester, referenstagning och själva beslutet.

Måttet blandas ofta ihop med time to fill, men de mäter olika saker. Time to fill startar tidigare, när behovet är godkänt och uppdraget öppnas, och löper till att tjänsten är tillsatt. Time to fill innehåller därför även tiden det tog att bygga kravprofil, gå ut i marknaden och få fram kandidater. Har ni en trög intern beslutsgång före start blir time to fill lång även om er time to hire är kort.

Beräkningen är enkel. För en enskild rekrytering är time to hire antalet dagar mellan kandidatens ingång i processen och accept. För en period räknar ni summan av dessa dagar för alla tillsättningar delat med antalet tillsättningar. Mät i kalenderdagar, inte arbetsdagar, och håll definitionen konstant över tid. Det viktiga är inte det absoluta talet utan att ni mäter likadant varje gång.

Ett användbart mått innehåller normalt:

  • Startpunkt och slutpunkt som är dokumenterade och alltid tolkas likadant.
  • Genomsnitt och median, eftersom enstaka utdragna processer drar upp snittet.
  • Uppdelning per roll, avdelning och rekryteringskanal.
  • Uppdelning per steg, så att ni ser var dagarna faktiskt försvinner.

Vad driver upp time to hire, och hur kortar ni ner den?

Nästan all onödig ledtid uppstår i väntan, inte i arbete. Kandidater väntar på återkoppling, chefer väntar på kalendertider och beslut väntar på en person som är på resa. Det är där ni hittar dagarna.

Vanliga tidstjuvar och motmedlet mot dem:

  1. Otydlig kravprofil. Om kraven ändras mitt i processen börjar urvalet om. Sätt kravprofilen skarpt före start.
  2. För många intervjusteg. Fyra separata möten med samma bedömningsinnehåll ger sällan ett bättre beslut. Slå ihop steg.
  3. Kalenderglapp. Boka intervjutider för hela processen redan vid uppstart, inte ett steg i taget.
  4. Beslut utan ägare. Utse en hiring manager som får säga ja, och en person som kan gå in i dennes ställe.
  5. Sena referenser och tester. Lägg dem parallellt i slutfasen i stället för i en egen sekventiell vända.

Kort time to hire är däremot inget mål i sig. Om ni kortar tiden genom att hoppa över strukturerad bedömning flyttar ni bara kostnaden framåt, till en felrekrytering. Långa processer syns samtidigt i ert cost per hire, eftersom de drar åt sig mer chefstid och fler omstarter. Det ni vill åt är korta väntetider med bibehållen kvalitet i beslutet.

Vanliga misstag med time to hire

  1. Att mäta men inte agera. Talet rapporteras varje kvartal utan att någon äger uppgiften att korta det. Ett nyckeltal utan ansvarig person förändrar ingenting.
  2. Att bara titta på genomsnittet. En rekrytering som drog ut på fyra månader kan ensam förklara hela försämringen. Titta alltid på median och spridning också.
  3. Att jämföra med andra företags siffror. Definitionerna skiljer sig mellan verktyg och bolag. Jämför i stället mot er egen historik och mot roller av samma typ.
  4. Att blanda ihop måttet med time to fill. Tror ni att ni har ett urvalsproblem när ni faktiskt har ett beslutsproblem i uppstarten, lägger ni kraft på fel del av processen.

Så jobbar Talent Search med time to hire

Vi bygger processen så att väntetiderna aldrig blir den begränsande faktorn. Kandidater i vårt segment, roller som kräver två till tolv års erfarenhet, har oftast ett jobb de är nöjda med och flera parallella samtal. Den arbetsgivare som återkommer snabbt och håller ett tydligt tempo vinner ofta kandidaten utan att behöva vinna på lön.

  • Vi låser kravprofil, urvalskriterier och intervjuupplägg innan sökarbetet startar.
  • Vi bokar in beslutsfattarnas tider tidigt, så att kalendern inte styr processen.
  • Vi håller kandidaterna varma med löpande kontakt genom hela processen.
  • Vi redovisar var dagarna går i processen, så att flaskhalsar syns medan de går att åtgärda.

Vanliga frågor om time to hire

Vad är skillnaden mellan time to hire och time to fill?

Time to hire mäter tiden från att en kandidat kommer in i processen till accepterat erbjudande, medan time to fill mäter tiden från att behovet godkändes till att tjänsten är tillsatt. Time to fill är alltså alltid längre och innehåller även uppstart och kandidatanskaffning. Många använder båda måtten parallellt för att se om problemet ligger i urvalet eller i uppstarten.

Hur lång tid tar en rekrytering normalt?

En normal specialist- eller chefsrekrytering tar sex till tolv veckor från uppstart till påskrivet avtal, alltså mätt som time to fill. Time to hire är kortare, eftersom klockan startar först när kandidaten kommer in i processen, och kan landa på ett fåtal veckor. Mer kvalificerade searchuppdrag tar åtta till sexton veckor, och långa uppsägningstider förlänger tiden ytterligare.

Hur räknar man ut time to hire?

Ta antalet kalenderdagar mellan kandidatens inträde i processen och dagen personen tackar ja, och dela summan av dessa dagar med antalet tillsättningar under perioden. Använd samma start- och slutpunkt varje gång, annars är siffrorna inte jämförbara. Redovisa gärna median vid sidan av genomsnittet.

Kan en kort time to hire försämra kvaliteten i rekryteringen?

Ja, om tiden kortas genom att bedömningssteg tas bort. Det ni ska korta är väntetiderna mellan stegen, inte själva urvalsarbetet. En strukturerad process med tätt tempo ger både snabbare tillsättning och bättre beslutsunderlag.

Tar era rekryteringar längre tid än de borde? Ta ett samtal med oss och sätt fingret på var dagarna försvinner.