Kravprofil

En kravprofil är det dokument som beskriver vad en roll ska leverera och vilka kompetenser, erfarenheter och egenskaper som krävs för att klara uppdraget.

Den skrivs innan rekryteringen startar och styr allt som händer sedan: annonsen, sökningen, intervjuerna, eventuella tester och det slutliga beslutet. Saknas kravprofilen bedöms kandidater mot magkänsla, och magkänslan flyttar sig under processen. Finns den, bedöms alla mot samma måttstock.

Vad är en kravprofil?

En kravprofil är inte en annons och inte en befattningsbeskrivning. Befattningsbeskrivningen beskriver vad någon gör i sin tjänst. Annonsen är ett säljande utdrag. Kravprofilen är underlaget som ni internt kommer överens om: det här ska personen åstadkomma under det första året, och det här behöver hen kunna för att lyckas med det.

Arbetet börjar i uppdraget, inte i kompetenserna. Vad är rollens syfte? Vilka tre eller fyra resultat ska den leverera? Vem är den beroende av, och vem är beroende av den? Först när uppdraget är formulerat går det att avgöra vilka krav som faktiskt är krav. Ett vanligt resultat av den ordningen är att listan blir kortare. Många av de krav som skrivs in i förstautkastet visar sig vara önskemål eller beskrivningar av den som lämnade tjänsten.

Nästa steg är att skilja ska-krav från bör-krav och att göra varje krav observerbart. ”God kommunikativ förmåga” är inte observerbart. ”Kan presentera en investeringskalkyl för en ledningsgrupp och stå emot invändningar” är det. Den skillnaden avgör om kravprofilen går att intervjua och referera mot, eller om den bara blir en text som ligger i en mapp.

Kravprofilen är också ett förankringsdokument. Ägaren är rekryterande chef, den som på engelska kallas hiring manager, men profilen blir användbar först när alla som ska bedöma kandidater har läst och godkänt samma text. När rekryterande chef, HR och en eventuell blivande kollega har skrivit under samma profil, är de överens om vad ni letar efter. Den överenskommelsen sparar tid när kandidaterna ska jämföras.

En genomarbetad kravprofil ger er:

• Ett tydligt uppdrag för rollen, inte bara en lista arbetsuppgifter.
• Gemensamt beslutsunderlag för alla som är med och bedömer.
• Underlag till annons, sökstrategi och intervjuguide.
• En rimlig lönebild, eftersom kravnivån är uttalad.

Vad ska en kravprofil innehålla?

Formen får variera, men innehållet bör täcka samma delar varje gång. Ordningen nedan fungerar för de flesta specialist- och chefsroller.

1. Rollens syfte och mandat. Varför finns tjänsten, vilka beslut får personen fatta, vem rapporterar hen till och vilka rapporterar in.
2. Förväntade resultat. Tre till fem konkreta leveranser under de första tolv månaderna. De blir senare grunden för uppföljning.
3. Ska-krav. Erfarenhet, utbildning, systemvana, språk och branschkunskap som är nödvändig. Ange gärna spann i år snarare än exakta siffror.
4. Kompetenser och beteenden. Fyra till sex kompetenser som ska bedömas, definierade i observerbara termer och kopplade till intervjufrågor.
5. Villkor och sammanhang. Lönespann, placering, resande, teamets sammansättning och vad rollen erbjuder kandidaten.

Lägg också in det som ofta glöms: hur bedömningen ska gå till. Vilka steg processen har, vem som deltar i vilket steg och hur ni sammanställer omdömena. Det knyter kravprofilen till en kompetensbaserad rekrytering i praktiken i stället för på papperet.

Vanliga misstag med kravprofiler

1. Kopian av den som slutade. Profilen skrivs som ett porträtt av föregångaren, med hens bakgrund och systemvana. Rollen har ofta förändrats sedan hen tillträdde, och organisationen behöver kanske något annat nu.
2. Önskelistan. Tolv ska-krav, varav flera sällan finns i samma person. Resultatet är antingen en tom kandidatlista eller att kraven tystas ner efter tre veckor, vilket gör bedömningen godtycklig.
3. Egenskaper utan definition. Ord som driven, prestigelös och strukturerad betyder olika saker för olika personer i rummet. Utan definition blir intervjun en diskussion om ordval snarare än om kandidaten.
4. Profilen som aldrig förankras. Rekryterande chef skriver den ensam, övriga ser den först vid slutintervjun. Då kommer nya krav in i sista stund och processen börjar delvis om.

Så jobbar Talent Search med kravprofiler

Vi börjar varje uppdrag med ett arbetsmöte om kravprofilen, oftast tillsammans med rekryterande chef och den som äger budgeten. Vi frågar mycket, för det är där vi fångar det som inte står i första utkastet: varför tjänsten är svår att fylla och vad som faktiskt är förhandlingsbart. Nyfikenheten är metod, inte artighet.

• Vi skriver profilen åt er och skickar den för påskrift innan sökningen startar.
• Vi översätter varje kompetens till frågor som används i strukturerad intervju, så att bedömningen blir jämförbar.
• Vi är öppna när ett krav gör rollen orimlig att rekrytera till, och föreslår hur ni kan justera nivå eller lön.
• Vi översätter profilen till en sökstrategi, så att kraven styr var vi letar och inte bara vad vi frågar om.

Vanliga frågor om kravprofil

Hur lång tid tar det att ta fram en kravprofil?

Ett par timmars arbetsmöte plus någon dag för att skriva och godkänna texten. Har ni redan en färsk befattningsbeskrivning går det snabbare, men själva förankringen mellan cheferna går sällan att korta.

Vem ska vara med och skriva kravprofilen?

Rekryterande chef ska alltid vara med, gärna tillsammans med HR och en person som ska samarbeta nära med den nya kollegan. Fler än fyra personer gör processen långsam utan att göra profilen bättre.

Hur många ska-krav är rimligt?

Fem till sju ska-krav räcker för de flesta specialist- och chefsroller. Blir de fler bör ni flytta ner några till bör-krav, annars riskerar ni att sortera bort kandidater som hade klarat uppdraget.

Kan man ändra kravprofilen under processen?

Ja, men gör det medvetet och skriftligt. Att justera efter de första marknadssignalerna är sunt. Att glida iväg från profilen utan att någon säger det högt är däremot en av de vanligaste orsakerna till att en rekrytering drar ut i tid.

Ska ni tillsätta en roll och vill ha profilen genomlyst först? Mejla rollbeskrivningen till oss.