Cost per hire

Cost per hire är den totala kostnaden för att göra en anställning, alltså samtliga rekryteringskostnader under en period delat med antalet anställningar under samma period.

Nyckeltalet gör rekrytering jämförbar med andra investeringar i bolaget. Det används för att budgetera, för att välja mellan att söka själv eller anlita hjälp, och för att se vad olika kanaler faktiskt kostar. Missbrukat blir det däremot ett argument för att spara på fel ställe.

Vad är cost per hire?

Formeln är enkel: interna rekryteringskostnader plus externa rekryteringskostnader, delat med antalet anställningar under perioden. Både täljare och nämnare måste avse samma tidsperiod, annars blir talet missvisande. Räknar ni en enskild rekrytering blir det i stället summan av alla kostnader som den rekryteringen orsakade.

De externa kostnaderna är lätta att se, eftersom de kommer på faktura. Här ligger arvode till rekryteringsföretag, annonsering, licenser för kandidatdatabaser, arbetspsykologiska tester, bakgrundskontroller och eventuella resor. Arvodet till ett rekryteringsföretag ligger typiskt någonstans i intervallet 15 till 25 procent av kandidatens årslön, men det varierar med roll, svårighetsgrad och avtalsmodell.

De interna kostnaderna är svårare, och de är nästan alltid större än man tror. Här ligger tid hos rekryterande chef och kollegor som intervjuar, HR:s arbetstid, kostnad för rekryteringssystem, interna tipsersättningar och administration. En chef som lägger tjugo timmar på intervjuer har lagt tjugo timmar av sin egen lön i rekryteringen. Räknar ni bort den tiden underskattar ni kostnaden systematiskt och gör en jämförelse mellan egen rekrytering och extern hjälp meningslös.

Cost per hire ska inte förväxlas med time to hire. Time to hire mäter tempo, cost per hire mäter pengar. De två hänger däremot samman: långa processer drar åt sig mer chefstid, mer annonsering och fler omstarter, och driver därför upp kostnaden per anställning.

Ett användbart cost per hire innehåller normalt:

• Externa kostnader: arvoden, annonsering, tester, bakgrundskontroll.
• Interna kostnader: chefstid, HR-tid, system, interna ersättningar.
• Antal anställningar under exakt samma period som kostnaderna.
• Uppdelning per rollnivå och kanal, inte bara ett samlat snitt.

Så använder ni cost per hire i praktiken

Talet blir intressant först när det sätts mot något. Ensamt säger det bara vad ni betalade. Tillsammans med kvalitet och ledtid blir det ett beslutsunderlag.

Tre användningsområden som brukar ge mest:

1. Budget och prognos. Vet ni ert genomsnittliga cost per hire per rollnivå kan ni budgetera nästa års tillväxt utan gissningar.
2. Val av kanal. Jämför kostnad per anställning för annons, eget direktsök och extern partner, och lägg pengarna där de ger kandidater av rätt kvalitet.
3. Egen rekrytering eller extern hjälp. Räkna in chefstiden, antalet omstarter och risken för felrekrytering, inte bara arvodet.

Håll samtidigt talet i proportion. Kostnaden för en felrekrytering överstiger nästan alltid kostnaden för att göra rekryteringen ordentligt från början. Ett cost per hire som pressas ner genom färre bedömningssteg och snabbare beslut kan se bra ut i rapporten samma kvartal och dyrt ut ett år senare.

Vanliga misstag med cost per hire

1. Att bara räkna fakturor. Utan chefstid och HR-tid framstår egen rekrytering alltid som billigare än den är. Vi ser ofta att det är där beräkningen går fel.
2. Att jämföra olika rollnivåer i samma tal. En kundtjänstmedarbetare och en gruppchef har inte samma kostnadsbild. Ett gemensamt snitt döljer båda.
3. Att optimera talet i stället för resultatet. Målet är rätt person i rollen till rimlig kostnad, inte lägsta möjliga siffra. Ett lågt cost per hire med hög personalomsättning är en dålig affär.
4. Att glömma de rekryteringar som inte blev av. Avbrutna processer kostar pengar men ger ingen anställning. Räknas de bort helt blir bilden för positiv.

Så jobbar Talent Search med cost per hire

Vi pratar hellre om vad rekryteringen kostar er totalt än om vårt arvode isolerat. I vårt segment, roller med två till tolv års erfarenhet, är chefstiden ofta den dyraste posten. Därför tar vi hand om sökarbete, screening och den första bedömningen och lämnar över ett urval som chefen kan ta beslut på.

• Vi är tydliga med arvode och betalningsmodell innan uppdraget startar.
• Vi håller antalet kandidater i slutfasen lågt, så att chefstiden går till rätt personer.
• Vi bygger en kravprofil som håller, så att processen inte behöver startas om.
• Vi ställer arvodet mot de poster ni själva slipper, så att jämförelsen blir rättvis.

Vanliga frågor om cost per hire

Vad ingår i cost per hire?

Cost per hire omfattar samtliga interna och externa kostnader för rekryteringen, delat med antalet anställningar under perioden. Externt är det arvoden, annonsering, tester och bakgrundskontroller. Internt är det chefstid, HR-tid, rekryteringssystem och administration. Många glömmer den interna tiden, vilket ger ett för lågt tal.

Vad kostar det att rekrytera en specialist?

Det beror på rollen och hur ni löser den, men arvodet till ett rekryteringsföretag ligger typiskt på 15 till 25 procent av kandidatens årslön, beroende på roll och svårighetsgrad. Till det ska ni lägga er egen tid, annonsering och eventuella tester. Den totala kostnaden motsvarar ofta flera månadslöner.

Är det billigare att rekrytera själv?

Ibland, framför allt när ni har ett starkt eget varumärke och gott om sökande till rollen. När rollen kräver direktsök, när kandidaterna inte söker jobb aktivt eller när processen behöver gå snabbt blir egen rekrytering ofta dyrare, eftersom kostnaden flyttar till chefens tid och till risken för omstart.

Hur ofta bör man mäta cost per hire?

Mät per kvartal om ni gör många anställningar och per år om volymen är låg, så att enstaka rekryteringar inte styr snittet. Följ alltid talet vid sidan av ledtid och personalomsättning under första året. Då ser ni om ni sparar pengar eller bara skjuter kostnaden framåt.

Vill ni veta vad era rekryteringar faktiskt kostar? Boka en genomgång med oss och räkna på det tillsammans.