Bakgrundskontroll

En bakgrundskontroll är en kontroll av uppgifter om en slutkandidat, exempelvis anställningar, utbildning, bolagsengagemang eller ekonomi, som görs för att verifiera det kandidaten uppgett innan ett anställningsbeslut fattas.

Den ska inte förväxlas med referenstagning, som handlar om hur någon fungerar i arbetet. Kontrollen svarar på en annan fråga: stämmer underlaget? Rätt använd är den ett kort och avgränsat steg sist i processen. Fel använd är den ett integritetsintrång utan rättslig grund.

Vad är en bakgrundskontroll?

En bakgrundskontroll verifierar faktauppgifter. Det kan handla om att kontrollera examen mot lärosätet, anställningsperioder mot tidigare arbetsgivare, bolagsengagemang mot offentliga register, eller en kreditupplysning när rollen innebär ekonomiskt ansvar. Omfattningen bestäms av rollen, inte av vad som är tekniskt möjligt.

Behandlingen av personuppgifter i en bakgrundskontroll omfattas av GDPR. Tre saker ska vara på plats innan kontrollen görs: en rättslig grund, en omfattning som är proportionerlig, och information till kandidaten om vad som kontrolleras och varför. Den vanliga rättsliga grunden för att hantera kandidatuppgifter i en rekrytering är intresseavvägning, eller att uppgifterna behövs för att kunna ingå avtal. Samtycke används främst för att spara uppgifter längre än rekryteringen kräver och är en svagare grund i anställningssammanhang, eftersom frivilligheten kan ifrågasättas.

Belastningsregistret är den punkt där flest fel görs. En arbetsgivare får inte generellt kräva att en kandidat visar upp ett utdrag ur belastningsregistret. Utdrag begärs av den enskilde själv och avser hens egna uppgifter. Systematiska krav på registerutdrag som villkor för anställning saknar normalt rättslig grund enligt dataskyddsreglerna, bland annat GDPR artikel 10 och 3 kap. 8 § dataskyddslagen, och enligt IMY:s bedömning. Obligatorisk registerkontroll enligt lag finns i vissa verksamheter: skola och barnomsorg enligt skollagen och lagen om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder, samt säkerhetsklassad verksamhet enligt säkerhetsskyddslagen. Försäkringsbranschens kontroller är däremot branschpraxis och lämplighetsprövning, inte lagstadgad registerkontroll.

Kreditupplysning kräver legitimt behov. Det finns när rollen faktiskt innebär betalningsansvar, attesträtt eller hantering av företagets medel. Det finns inte automatiskt för alla tjänstemannaroller.

Sammanfattat gäller:

• Rättslig grund enligt GDPR ska finnas innan kontrollen görs.
• Omfattningen ska vara proportionerlig i förhållande till rollen.
• Kandidaten ska informeras om vad som kontrolleras och varför.
• Utdrag ur belastningsregistret begärs av kandidaten själv, inte av arbetsgivaren.
• Obligatorisk registerkontroll enligt lag gäller enbart i vissa verksamheter.

Vad bör en bakgrundskontroll innehålla?

Utgå från rollens risker. En ekonomichef, en säljare med kundmedel och en systemutvecklare har inte samma riskbild, och kontrollen ska skilja sig i motsvarande grad.

1. Identitet och behörighet. Att personen är den hen uppger sig vara, och har rätt att arbeta i Sverige.
2. Utbildning och certifieringar. Kontrolleras mot lärosäte eller utfärdande organ när examen är ett ska-krav i kravprofilen.
3. Anställningshistorik. Perioder och befattningar. Här överlappar kontrollen delvis med referenstagning, men syftet är verifiering, inte omdömen.
4. Bolagsengagemang. Styrelseuppdrag och ägande som kan innebära jäv eller konkurrerande verksamhet.
5. Ekonomi vid behov. Kreditupplysning endast när rollen ger ekonomiskt ansvar och behovet kan motiveras.

Lägg kontrollen sist, på en eller ett par slutkandidater. Screeningen sorterar tidigt i processen, bakgrundskontrollen verifierar i slutet. Att göra den brett i ett tidigt skede är både onödig personuppgiftsbehandling och slöseri med tid.

Vanliga fallgropar med bakgrundskontroll

1. Kandidaten informeras inte i tid. Kontrollen görs innan kandidaten fått veta att den ingår i processen. Informationskravet brister, och förtroendet skadas i ett läge där ni vill att personen ska säga ja.
2. Belastningsregistret begärs som rutin. Arbetsgivaren ber alla slutkandidater visa utdrag. Utdrag begärs av den enskilde själv, och att göra det till standard saknar normalt rättslig grund enligt dataskyddsreglerna.
3. Samma kontroll för alla roller. Ett paket köps in och används oavsett tjänst. Proportionalitetskravet innebär att omfattningen ska bestämmas roll för roll.
4. Kontrollen görs men används inte. Ett avvikande resultat kommer in och läggs åt sidan för att processen redan är sen. Bestäm i förväg vad ni gör om något inte stämmer, och vem som fattar det beslutet.

Så jobbar Talent Search med bakgrundskontroll

Vi ser bakgrundskontrollen som ett avslutande verifieringssteg, inte som ett urvalsverktyg. Bedömningen ska vara gjord i intervjuer och referenser. Kontrollen bekräftar underlaget innan ni skriver avtal.

• Vi bestämmer omfattningen tillsammans med er, utifrån rollens faktiska ansvar.
• Vi informerar kandidaten om vad som kontrolleras redan när processen presenteras.
• Vi håller kontrollen sist i processen och på ett fåtal kandidater.
• Vid oklarheter tar vi frågan direkt med kandidaten innan vi återkommer till er, eftersom uppgifter i register ofta har en förklaring.

Vad som är rimligt beror på rollen. Sven Öquist svarar gärna på var gränsen normalt ligger.

Vanliga frågor om bakgrundskontroll

Får en arbetsgivare kräva utdrag ur belastningsregistret?

Nej, inte generellt. Utdrag begärs av den enskilde själv och avser hens egna uppgifter, och systematiska krav på utdrag saknar normalt rättslig grund enligt dataskyddsreglerna och IMY:s bedömning. Obligatorisk registerkontroll enligt lag finns i vissa verksamheter, som skola och barnomsorg samt säkerhetsklassad verksamhet. Kontroller i försäkringsbranschen är branschpraxis och lämplighetsprövning, inte lagstadgad registerkontroll.

Måste kandidaten informeras om att en bakgrundskontroll görs?

Ja. Kandidaten ska informeras om att kontrollen görs, vad som kontrolleras och för vilket ändamål. Behandlingen omfattas av GDPR och kräver rättslig grund samt att omfattningen är proportionerlig.

När i processen bör bakgrundskontrollen göras?

I slutfasen, på en eller ett par slutkandidater, efter intervjuer och referenser men före avtal. Att kontrollera brett tidigt innebär personuppgiftsbehandling som inte är nödvändig.

Vad är skillnaden mellan bakgrundskontroll och referenstagning?

Bakgrundskontrollen verifierar faktauppgifter, som utbildning, anställningsperioder och bolagsengagemang. Referenstagningen samlar in omdömen om hur personen fungerar i arbetet och sker alltid med kandidatens vetskap och medgivande.

Texten är en översiktlig beskrivning av regelverket och inte juridisk rådgivning. Dataskyddsreglerna och omständigheterna i det enskilda fallet avgör vad som gäller för er.

Vill ni veta vilken kontroll som är rimlig för er roll? Boka en kort avstämning med oss.