Felrekrytering

En felrekrytering är en anställning som inte fungerar och som avslutas i förtid, eller som blir kvar utan att personen kommer till sin rätt i rollen.

Det handlar sällan om att kandidaten var dålig. Oftast handlar det om att kravprofilen var otydlig, att bedömningen vilade på magkänsla eller att förväntningarna på rollen skilde sig mellan chef och medarbetare. Kostnaden märks långt utanför lönekontot.

Vad är en felrekrytering?

Det finns ingen juridisk definition, men i praktiken räknas tre situationer. Den första är att anställningen avslutas under provanställningen eller strax efter. Den andra är att personen säger upp sig själv inom det första året, ofta med motiveringen att jobbet inte var det som beskrevs. Den tredje är den tysta varianten: personen stannar men presterar aldrig på den nivå rollen kräver, och ingen tar tag i det.

Provanställning är den vanligaste avstämningspunkten. Enligt LAS kan en provanställning vara i högst sex månader och kan avbrytas av båda parter utan att skäl anges, men underrättelse ska lämnas i förväg, normalt två veckor, och till facket om personen är medlem. Kollektivavtal kan innehålla andra regler. Att provanställningen finns är dock inget skydd mot felrekrytering. Den ger er bara en möjlighet att korrigera ett beslut som redan har kostat pengar.

Orsakerna går nästan alltid att härleda till processen. Rollen definierades i efterhand, en kandidat som gjorde ett starkt intryck fick färre kritiska frågor än övriga, referenser togs pliktskyldigt i sista stund, eller ett internt beslut om ansvar och mandat sköts upp till efter anställningen. Det är rekryteringens svagaste led som avgör, inte det starkaste.

Vad kostar en felrekrytering?

Ange aldrig en enda siffra. Kostnaden beror på roll, lönenivå, hur snabbt ni upptäcker felet och vad personen hade ansvar för. Det ni kan göra är att räkna posterna. De brukar se ut så här:

• Lön och kringkostnader under tiden. Lön, arbetsgivaravgifter, förmåner och utrustning under hela anställningsperioden, inklusive uppsägningstid.
• Upplärning. Introduktion, utbildningar, certifieringar och den tid kollegor lade på att lära upp personen.
• Tapp i produktivitet. Arbete som inte blev gjort, affärer som inte drevs hem, projekt som stod still eller behövde göras om.
• Chefstid. Uppföljningssamtal, dokumentation, samtal med HR och facket samt själva avslutet.
• Omstart av rekryteringen. Ny process från början, nytt arvode, ny annonsering och ännu en period med rollen obemannad.

Till detta kommer effekten på teamet, som är svår att sätta pris på men ofta den tyngsta posten. Kollegor har täckt upp, kanske under lång tid. Kunder eller interna beställare har haft en kontaktperson som inte levererade. En avslutad anställning väcker frågor om ledningens omdöme, och i värsta fall väljer någon annan i teamet att söka sig vidare.

Sammantaget landar en felrekrytering ofta på motsvarande flera månadslöner, och för nyckelroller väsentligt mer. Poängen är inte det exakta talet. Poängen är att kostnaden nästan alltid är större än vad en ordentlig rekryteringsprocess hade kostat.

Vanliga misstag som leder till felrekrytering

1. Att börja söka innan kravprofilen är klar. När kraven formuleras under processens gång anpassas de omedvetet efter de kandidater som råkar finnas. Då väljer ni bland fel personer.
2. Att rekrytera på magkänsla i sista steget. Strukturen håller genom hela processen och släpps i det avgörande mötet. Ett starkt första intryck väger då tyngre än allt annat underlag.
3. Att ta referenser för sent och för ytligt. Referenser som tas efter att beslutet i praktiken är fattat blir en bekräftelse i stället för en kontroll.
4. Att inte agera under provanställningen. Tecknen finns oftast där tidigt. Att hoppas att det löser sig gör bara kostnaden större och avslutet svårare.

Så jobbar Talent Search med att undvika felrekryteringar

Vi lägger merparten av arbetet före den första intervjun. En kravprofil som beskriver vad personen ska åstadkomma, inte bara vilka egenskaper som önskas, är det som gör bedömningen möjlig att göra rättvist. Därefter håller vi samma struktur för alla kandidater, hela vägen till referenstagningen.

• Vi kalibrerar kravprofil, mandat och förväntningar med er innan sökarbetet startar.
• Vi bedömer alla kandidater mot samma kriterier, i strukturerade intervjuer.
• Vi håller kontakten under de första månaderna, så att avvikelser fångas tidigt.
• Är rollen svår att definiera kan en interimslösning via Interim Search ge er facit innan ni anställer.

Att nio av tio kunder återvänder till oss beror i hög grad på just den här delen av arbetet. Det är sällan den snabba tillsättningen som avgör om en kund hör av sig igen, utan att personen fortfarande är kvar och fungerar ett år senare.

Vanliga frågor om felrekrytering

Vad kostar en felrekrytering?

Kostnaden motsvarar ofta flera månadslöner, men beror helt på roll och lönenivå. Räkna med lön under anställningstiden, upplärning, produktionstapp, chefstid och kostnaden för att göra om rekryteringen. Lägg till effekten på teamet, som inte syns i bokföringen men påverkar leveransen.

Hur snabbt märker man en felrekrytering?

Tecknen syns ofta redan under de första månaderna, alltså väl inom en provanställning. Det som fördröjer upptäckten är oftast att ingen har satt tydliga mål för den inledande perioden. Med avstämningspunkter efter en, tre och sex månader blir bilden tidigt konkret.

Hur undviker man felrekrytering?

Genom en skarp kravprofil, samma strukturerade bedömning för alla kandidater och referenstagning som görs innan beslutet är fattat. Lägg också tid på introduktionen, eftersom en stor del av de anställningar som inte fungerar faller på otydliga förväntningar snarare än på fel kompetens.

Kan man avbryta en anställning som inte fungerar?

En provanställning kan avbrytas av båda parter utan att skäl anges, men underrättelse ska lämnas i förväg och facket informeras om personen är medlem. Efter provanställningen krävs sakliga skäl för uppsägning. Kontrollera alltid vad ert kollektivavtal säger innan ni agerar.

Har ni haft en rekrytering som inte höll? Prata med oss om vad som gick fel och hur nästa process bör läggas upp.