Screening

Screening är det första urvalssteget i en rekrytering: den strukturerade genomgången av ansökningar, urvalsfrågor och korta telefonavstämningar som avgör vilka kandidater som får en riktig intervju.

Steget formar hela resten av processen. Bedömer ni brett och slarvigt hamnar fel personer i intervjustolen. Bedömer ni snävt och mekaniskt försvinner personer som hade varit rätt, och det märks aldrig. Screening är därför inte administration, utan urval.

Vad är screening?

Screening ligger mellan flödet in och den fördjupade bedömningen. Kandidater kommer via annons, via sourcing, via tips eller ur en talangbank. Oavsett väg behöver alla kvalificeras mot samma kravprofil, och det är screening. Arbetet består av tre delar: genomgång av ansökningshandlingar, svar på ett fåtal urvalsfrågor och ett kortare samtal, oftast per telefon.

Genomgången av handlingarna är den grövsta sållningen. Här läser man av det som går att läsa av utifrån: rätt typ av arbete, tillräcklig tid i liknande roller, den utbildning eller certifiering som verkligen krävs. Hela poängen är att skilja ska-krav från önskemål. Ett krav som inte står i kravprofilen ska inte plötsligt börja användas i sållningen.

Urvalsfrågorna ställs i ansökningsformuläret och handlar om praktiska förutsättningar som är svåra att förhandla bort: körkort, arbetstillstånd, möjlighet att vara på plats på orten, tillgänglighet inom rimlig tid. Frågorna ska vara få och entydiga. Så snart de börjar mäta kvalitet i stället för förutsättning blir de trubbiga.

Telefonavstämningen är det som gör screening till en bedömning och inte till en sortering. Femton till tjugofem minuter räcker för att förstå varför personen är intresserad, vad hen faktiskt gjort i sin nuvarande roll, hur uppsägningstiden ser ut och vilket löneläge som gäller. Samma frågor till alla, i samma ordning, med anteckningar som går att jämföra i efterhand.

En genomförd screening ger:

• Ett dokumenterat ja eller nej för varje kandidat, med skäl.
• Kunskap om löneläge och tillgänglighet innan ni lägger intervjutid.
• Underlag för att justera kravprofilen om marknaden svarar något annat än väntat.
• Ett urval kandidater som är redo för djupintervju.

Screening, sourcing och djupintervju: var gränserna går

De tre stegen glider ofta in i varandra, men de gör olika saker.

Sourcing skapar flödet. Det är det uppsökande arbetet att identifiera och kontakta personer som inte söker jobb. Sourcing är klar när någon säger ”berätta mer”. Där börjar screeningen. Ett kvalificerande samtal i sourcingfasen och en screeningintervju kan låta lika, men syftet skiljer sig: det ena väcker intresse, det andra prövar intresset mot kravprofilen.

Djupintervjun kommer efter. Den är ett par timmar lång i stället för tjugo minuter, kompetensbaserad, och går på konkreta situationer och beteenden. Screeningen svarar på frågan om ni ska lägga tid på personen. Djupintervjun svarar på om hen kan göra jobbet och vill göra det.

Gränsdragningen får praktiska följder:

• Screening ska gå snabbt, men aldrig bli godtycklig.
• Bedömningen sparas, så att djupintervjun kan gå vidare i stället för att börja om.
• Ett nej ska kunna motiveras mot kravprofilen, inte mot ett intryck.

Vanliga misstag med screening

1. Att sålla bort rätt person på fel grund. Det vanligaste felet är att en formell detalj avgör: ett hopp i cv:t, en examen som saknas, en titel som inte matchar den ni själva använder. Den som bytt bransch eller som kallar samma arbete något annat faller bort tidigt, och ni får aldrig veta det. Håll därför ska-kraven få och pröva varje krav mot vad rollen faktiskt kräver.
2. Olika frågor till olika kandidater. Den som verkar spännande får en varm halvtimme, den som verkar tveksam får fem minuter. Då jämför ni till slut inte kandidater utan era egna intryck av dem.
3. För lång screening. När telefonavstämningen växer till en timme blir den en intervju utan intervjuns struktur. Fördjupningen hör till nästa steg.
4. Tystnad mot dem som inte gick vidare. Vi ser ofta att uteblivet svar efter en ansökan är just det kandidater berättar om när de talar illa om en arbetsgivare. Ett kort och tidigt nej kostar några minuter.

Så jobbar Talent Search med screening

Vi screenar själva och gör det snabbt, eftersom starka kandidater sällan står kvar på marknaden länge. Alla får samma frågor och samma bedömningsgrunder, och ni får se vad vi bedömt, inte bara utfallet. Löneläge och uppsägningstid tas upp redan här, så att ingen upptäcker ett glapp först i slutförhandlingen.

• Vi utgår från er kravprofil och skiljer ska-krav från önskemål innan vi börjar.
• Varje kandidat får ett svar, oavsett utfall.
• Ni får löpande återkoppling om vad marknaden säger, inte en rapport i efterhand.
• Kandidater som är rätt men fel i tid går in i vår talangbank i stället för att glömmas.

Vanliga frågor om screening

Hur många kandidater går vidare från screening?

Det varierar kraftigt, och andelen säger mer om kanalen än om kvaliteten. En bred annons ger många ansökningar och en låg andel vidare, ett rent direktsök ger få kontakter och en hög andel. Räkna därför inte med ett fast tal. Följ i stället hur många av dem som gick vidare som håller hela vägen till en shortlist.

Kan man automatisera screening?

Delvis. Urvalsfrågor om praktiska förutsättningar går att hantera automatiskt och sparar tid. Att låta ett system rangordna kandidater på kompetens är känsligare, eftersom modellen lär sig av tidigare urval och riskerar att föra vidare samma bias som fanns där. Låt tekniken sortera fakta och människor bedöma innehåll.

Ska chefen vara med i screeningen?

Sällan i själva sållningen, men alltid i kalibreringen. Ett kort samtal mellan hiring manager och rekryterare om de tre eller fyra första screenade kandidaterna räcker oftast för att stämma av att ni letar efter samma sak.

Hur snabbt bör en kandidat få svar efter ansökan?

Sikta på dagar, inte veckor. Den som söker aktivt har nästan alltid fler processer i gång, och arbetsgivaren som svarar först får ett försprång som inte kostar något.

Fastnar era processer redan i ansökningshögen? Prata med oss om hur ett strukturerat första urval kan läggas upp.