Hiring manager

Hiring manager är den chef som den nya rollen rapporterar till, som äger kravprofilen och som fattar det slutliga anställningsbeslutet.

Begreppet står sällan i något organisationsschema, men funktionen finns i varje rekrytering. Där den inte är utpekad uppstår ett hål i processen, och det hålet syns nästan alltid som förlorad tid.

Vad är en hiring manager?

Hiring manager är rollens beställare. Det är chefen som ska leda personen, som vet vad arbetet består av och som bär konsekvenserna av beslutet i sin egen budget och sin egen grupp. Därför är det också hiring managern som ska definiera vad rollen ska leverera under det första året, inte HR och inte rekryteringspartnern.

Ansvaret börjar före annonsen. En kravprofil som hiring managern inte varit med om att skriva blir en lista med önskemål, och den listan håller inte när kandidaterna börjar komma in. Det är i samtalet om vad som faktiskt ska bli gjort som ska-kraven skiljs från önskemålen, och det samtalet kan bara chefen föra.

Under processen är hiring managern den som intervjuar de kandidater som gått vidare, kalibrerar med rekryteraren, tar ställning löpande och till slut väljer. Rollen är dessutom säljande. Kandidater i en specialist- eller nyckelroll väljer ofta chef före bolag.

Efter beslutet fortsätter ansvaret. Introduktionen är hiring managerns, inte HR:s, även om HR bygger ramen. Den som lämnar ifrån sig ansvaret vid signaturen får en nyanställd som gissar sig fram i tre månader.

I praktiken äger en hiring manager:

  • Kravprofilen och vad rollen ska leverera.
  • Kalibreringen med rekryteraren under processen.
  • Intervjuerna med kandidaterna på shortlisten.
  • Anställningsbeslutet och ramarna för erbjudandet.
  • Introduktionen och uppföljningen de första månaderna.

Rollfördelning, och vad som händer när hiring managern är otillgänglig

Tre parter behöver samsas, och de flesta problem i en rekrytering kommer av att ansvaret glidit mellan dem.

Hiring managern äger behovet och beslutet. HR äger ramarna och likabehandlingen: lönestruktur, avtal, process, dokumentation och att alla kandidater bedöms på samma grunder. Rekryteringspartnern äger sökarbetet och bedömningsunderlaget: kartläggning, sourcing, screening, djupintervjuer, tester där de behövs och en shortlist som går att jämföra. Ingen av de tre kan täcka de andras del.

Det som oftast går fel är att hiring managern inte är tillgänglig. Vi ser ofta att det är just det som drar ut en process, och det kostar dubbelt: kandidater som väntar tar andra jobb, och de som väntar länge tolkar tystnaden som ointresse. Väntetiden syns direkt i time to hire, alltså tiden från att kandidaten kommer in i processen till accept. En vecka utan återkoppling efter en intervju kan räcka för att en stark kandidat tackar ja någon annanstans.

Motmedlet är enkelt och tas före starten:

  • Boka intervjutider för hela processen redan vid uppstarten.
  • Utse en namngiven ersättare som får kalibrera och intervjua vid frånvaro.
  • Kom överens om svarstid på presenterade kandidater, gärna två arbetsdagar.
  • Låt HR eller rekryteraren driva tempot, men aldrig fatta beslutet.

Vanliga misstag med rollen som hiring manager

  1. Att delegera kravprofilen. Chefen som ber HR ”skriva ihop något” får en profil som beskriver en idealmedarbetare i allmänhet. Först när kandidaterna kommer in visar det sig att det viktigaste kravet aldrig blev formulerat, och då har flera veckor gått.
  2. Att intervjua utan struktur. Många chefer litar på sin människokännedom och pratar fritt. Resultatet är att kandidaten som liknar chefen själv får högst betyg, vilket är likhetsbias och inte bedömning. Samma frågeområden till alla kostar inget och ger jämförbara svar.
  3. Att vara med för sent i processen. Den chef som först vill se en färdig shortlist riskerar att rata hela listan. En kort kalibrering efter de första bedömda kandidaterna hade rättat kursen medan det var billigt.
  4. Att glömma säljdelen. Intervjun är en bedömning i två riktningar. En chef som bara förhör tappar de kandidater som har flera alternativ, och det är just dem ni ville ha.

Så jobbar Talent Search med hiring managern

Vi arbetar direkt mot chefen som ska leda personen, med HR med på resan. Chefens engagemang är ofta det som avgör om ni får ert förstahandsval eller andrahandsvalet. Vi håller tempot uppe genom att vara raka om vad som behöver ske och när, och vi ringer hellre en gång för mycket.

  • Vi lägger uppstartsmötet med chefen, inte om chefen.
  • Intervjutider bokas in i förväg så att processen inte stannar på en kalender.
  • Vi återkommer snabbt och förväntar oss detsamma tillbaka.
  • Vår vd Sven Öquist går själv in i uppstarten när rollen är kritisk.

Vanliga frågor om hiring manager

Vem fattar anställningsbeslutet, HR eller chefen?

Chefen som rollen rapporterar till fattar beslutet, medan HR ansvarar för ramar, likabehandling och villkor. HR kan stoppa ett beslut som bryter mot lönestruktur eller process, men ska inte välja person. Den ordningen gör också att ansvaret för resultatet hamnar där befogenheten finns.

Hur mycket tid behöver en hiring manager lägga på en rekrytering?

Räkna med ett par timmar för kravprofil och uppstart, sedan ofta i storleksordningen en till två timmar i veckan under processen för kalibrering och intervjuer. Hur mycket det blir varierar med rollen och antalet kandidater. Tiden är svår att komprimera men lätt att planera. Det är den ojämna tillgängligheten, inte totaltiden, som drar ut processer.

Vad gör man om hiring managern är nytillträdd?

Låt den nya chefen äga kravprofilen ändå, men komplettera bilden med någon som känner verksamheten, till exempel företrädaren eller en angränsande chef. En nytillträdd chef har ofta en klarare bild av vad som behöver förändras och en oklarare bild av vad som redan fungerar.

Kan flera personer vara hiring manager för samma roll?

Nej, även om flera behöver vara med i bedömningen. Delat beslutsansvar leder i praktiken till att processen väntar in alla och att ingen driver. Utse en beslutsfattare och ge övriga en tydlig roll som bedömare.

Har chefen som ska rekrytera en full kalender? Boka en kort avstämning med oss och lägg upp processen efter den kalendern.