Strukturerad intervju

En strukturerad intervju är ett anställningssamtal där alla kandidater får samma frågor i samma ordning och bedöms på en förutbestämd skala.

Formen är enkel, men effekten är stor: strukturerade intervjuer har högre prediktiv validitet än ostrukturerade samtal, alltså bättre träffsäkerhet i att förutsäga hur någon presterar i rollen. Skillnaden ligger inte i att intervjuaren blir smartare, utan i att slumpen och intrycken får mindre plats.

Vad är en strukturerad intervju?

Fyra saker gör en intervju strukturerad. Frågorna är bestämda i förväg och hämtade från rollens kompetenser. Alla kandidater får dem i samma ordning. Bedömningen sker mot en definierad skala med beskrivna nivåer. Och bedömningen dokumenteras direkt efter samtalet, innan intervjuaren talar med någon annan om kandidaten.

Motsatsen är det fria samtalet, där intervjuaren följer sin nyfikenhet, låter kandidaten styra och gör en samlad bedömning efteråt. Det fria samtalet kan kännas trevligare och ger ofta ett starkare intryck av att man förstått personen. Problemet är att intrycket inte går att jämföra med nästa kandidat.

De flesta strukturerade intervjuer använder två frågetyper. Beteendebaserade frågor utgår från det som faktiskt hänt: ”berätta om en gång då du behövde säga nej till en viktig kund”. Situationsbaserade frågor utgår från ett scenario: ”hur skulle du agera om leveransen är två veckor sen och kunden inte är informerad”. Beteendefrågor fungerar bäst när kandidaten har erfarenhet från liknande situationer, situationsfrågor när rollen innehåller något nytt för kandidaten.

Strukturen tar bort en del av intervjuarens utrymme, och det är avsikten. Utan struktur avgörs bedömningen ofta under de första minuterna, och resten av samtalet går till att bekräfta det man redan tycker. Det är mekanismerna bakom bias i rekrytering: haloeffekt, likhetsbias och bekräftelsebias arbetar tystare när frågorna är bestämda i förväg.

En strukturerad intervju kräver:

• En intervjuguide byggd på rollens kompetenser, inte på CV:t.
• En bedömningsskala med beskrivna nivåer per kompetens.
• Uppföljningsfrågor som tvingar fram kandidatens eget agerande.
• Ett protokoll som fylls i direkt efter samtalet.

Så går en strukturerad intervju till

1. Ram och inledning, cirka fem minuter. Berätta om upplägget, tidsramen, att ni tar anteckningar och att ni ställer samma frågor till alla. Det lugnar kandidaten och gör formen begriplig.
2. Bakgrund kort, cirka tio minuter. Gå igenom karriärlinjen översiktligt. Här ska ni inte utvärdera, bara skapa en gemensam karta att hänvisa till senare.
3. Kompetensblocken, cirka fyrtio minuter. Två till tre frågor per kompetens. Följ upp varje exempel med situation, kandidatens eget agerande och utfall. Nöj er inte med ”vi löste det”.
4. Kandidatens frågor och villkor, cirka tio minuter. Rollen, teamet, lön, uppsägningstid. Den här delen är säljande och ska inte kortas bort när tiden blir knapp.
5. Dokumentation, direkt efteråt. Sätt nivå per kompetens med citat eller exempel som stöd. Vänta med att prata med kollegorna till protokollet är ifyllt.

Räkna med sextio till nittio minuter. Är ni två intervjuare bör ni dela upp kompetenserna i förväg, så att ni inte ställer varandras frågor och kan bedöma oberoende av varandra. De frågetecken som står kvar efter samtalet tar ni vidare till referenstagningen.

Vanliga misstag med strukturerade intervjuer

1. Guiden läses upp. Intervjuaren betar av frågorna utan att följa upp, och kandidaten svarar i allmänna termer. Strukturen finns då på papperet men bedömningen blir tunnare än i ett fritt samtal.
2. Kandidaten svarar i vi-form. ”Vi byggde om processen” berättar ingenting om vad just den här personen gjorde. Utan följdfrågan om eget agerande bedömer ni ett team ni aldrig träffat.
3. Bedömning i efterhand. Protokollet fylls i dagen efter, eller efter att kollegan hunnit säga vad hen tyckte. Då är minnet redigerat och den oberoende bedömningen förlorad.
4. Struktur bara i första intervjun. Det första samtalet följer guiden, slutintervjun blir ett fritt möte med chefen som får sista ordet. Det är i praktiken det ostrukturerade samtalet som avgör.

Så jobbar Talent Search med strukturerade intervjuer

Vi håller alla våra kandidatintervjuer strukturerat och redovisar bedömningen per kompetens i stället för som ett samlat omdöme. Ni får underlaget skriftligt inför er egen intervju, med de områden vi tycker att ni ska gräva vidare i. Då behöver ert möte inte börja om från början.

• Vi bygger guiden ur kravprofilen och stämmer av den med er innan första intervjun.
• Vi delar intervjuguiden med er, så att era interna samtal blir jämförbara med våra.
• Vi presenterar kandidater med både styrkor och de frågetecken vi ser. Ingen kandidat är stark på allt.
• Vi återkopplar snabbt till kandidaterna. Tempo är en del av kandidatupplevelsen, särskilt för dem som redan har ett jobb.

På roller som kräver två till tolv års erfarenhet har de flesta kandidater relevanta exempel att berätta om, vilket gör beteendebaserade frågor särskilt användbara. Metodiken hänger ihop med hur vi arbetar i övrigt, se skill-based recruitment.

Vanliga frågor om strukturerad intervju

Hur lång ska en strukturerad intervju vara?

Sextio till nittio minuter för en specialist- eller chefsroll. Kortare än en timme räcker sällan för fyra till sex kompetenser med ordentliga följdfrågor, och längre än nittio minuter tröttar ut både kandidat och intervjuare.

Hur många intervjuer behövs i en rekrytering?

Två till tre steg räcker för de flesta roller: ett djupintervjusteg, ett möte med rekryterande chef och eventuellt ett kortare möte med teamet eller ett arbetsprov. Fler steg förlänger processen och ökar risken att kandidaten tar ett annat erbjudande.

Ska alla kandidater få exakt samma frågor?

Kärnfrågorna ska vara identiska, det är själva poängen. Följdfrågorna anpassas till svaren, och rollspecifika detaljer kan skilja. Frågor om familj, hälsa, religion eller politisk uppfattning hör inte hemma i någon intervju.

Kan man kombinera strukturerad intervju med ett friare samtal?

Ja, och det är ofta klokt. Håll den strukturerade delen först och bedöm den, och lägg det öppna samtalet sist när ni ska sälja rollen. Blanda dem inte, då är det lätt att intrycket från det fria samtalet färgar bedömningen.

Behöver ni en intervjuguide som håller? Contact Us, så går vi igenom er nästa roll tillsammans med er.