Referenstagning
Referenstagning är en strukturerad kontroll av en kandidats tidigare arbetsinsats genom samtal med personer som haft egen insyn i arbetet, och den sker alltid med kandidatens vetskap och medgivande.
Syftet är inte att leta fel utan att pröva den bild som vuxit fram under intervjuerna mot någon som sett personen arbeta. Rätt genomförd är referenstagning ett billigt sätt att pröva de frågetecken som står kvar efter intervjuerna. Slarvigt genomförd är den ett artigt samtal som bekräftar det ni redan bestämt.
Vad är referenstagning?
Referenstagning ligger sent i processen, efter intervjuer och eventuella tester, när kandidaten är en av de verkliga slutkandidaterna. Att ringa runt tidigt skapar onödig exponering för kandidater som ändå inte går vidare, och det tar tid från referenter som ställer upp gratis. Först när ni har en tydlig fråga att ställa blir samtalet värt något. Värdet ska samtidigt inte överskattas: referensers prediktiva värde är begränsat jämfört med en strukturerad intervju och ett arbetsprov, så referenserna ska väga in i beslutet, inte avgöra det. Referenstagning är inte heller samma sak som en bakgrundskontroll, som verifierar formella uppgifter som utbildning, bolagsengagemang eller ekonomi.
Kandidatens vetskap och medgivande är utgångspunkten. Kandidaten anger själv vilka referenter som får kontaktas och lämnar kontaktuppgifter. Nuvarande chef kontaktas aldrig utan uttryckligt tillstånd, eftersom en pågående anställning kan skadas av att arbetsgivaren får veta att personen söker sig vidare. Vill ni prata med någon utanför den lista kandidaten lämnat frågar ni först.
Referenstagning innebär behandling av personuppgifter, och GDPR gäller. Den rättsliga grunden är normalt intresseavvägning, eller att uppgifterna behövs för att kunna ingå avtal. Samtycke används främst för att spara uppgifter längre än rekryteringen kräver och är en svagare grund i anställningssammanhang, eftersom frivilligheten kan ifrågasättas. Oavsett grund ska kandidaten informeras, uppgifterna vara proportionerliga och anteckningarna gallras. Frågor om hälsa, familjesituation, graviditet, fackligt medlemskap, religion eller politisk uppfattning hör inte hemma i ett referenssamtal, och svaren får inte dokumenteras. Rekryterar ni i offentlig sektor bör ni räkna med att referensanteckningar kan bli allmän handling.
Vilka referenterna är påverkar värdet mer än hur många de är. Två väl valda samtal med personer som haft direkt insyn slår fyra samtal med bekanta. Sikta på minst en tidigare chef, gärna kompletterad med en kollega, en underställd eller en kund beroende på vad rollen kräver. Har kandidaten haft personalansvar är medarbetarperspektivet ofta det mest upplysande.
En genomförd referenstagning ska ge:
- Verifiering av anställningsperiod, roll, ansvar och skäl till att anställningen avslutades.
- Konkreta exempel på hur kandidaten arbetat i situationer som liknar den nya rollen.
- En bild av samarbete, ledarskap och hur personen tar emot återkoppling.
- Utvecklingsområden formulerade av någon annan än kandidaten själv.
Så går en strukturerad referenstagning till
- Utgå från kravprofilen. Välj tre till fem områden där osäkerheten är största och formulera frågor kring dem. Frågorna ska vara desamma för alla slutkandidater.
- Fastställ relationen först. Hur länge, i vilken konstellation och hur nära har referenten arbetat med kandidaten? Ett omdöme utan närhet till arbetet väger lätt.
- Fråga om situationer, inte egenskaper. ”Berätta om ett tillfälle när hon hanterade en missnöjd kund” ger information. ”Är hon serviceinriktad?” ger ett ja.
- Följ upp och håll tyst. Tystnad efter ett svar ger ofta det mest värdefulla tillägget.
- Dokumentera och koppla till kravprofilen. Sammanställ skriftligt per krav, inte som en löpande berättelse. Då syns skillnaderna mellan kandidaterna.
Vanliga fallgropar vid referenstagning
- Referensen tas efter att beslutet är fattat. Då blir samtalet en bekräftelseövning där varningssignaler tolkas bort. Ta referenserna medan ni fortfarande kan ändra er.
- Ledande frågor. ”Hon är väl bra på att driva projekt självständigt?” ger nästan alltid ett instämmande. Formulera öppet och låt referenten välja orden.
- Bara handplockade vänner. Kandidater anger naturligt personer som talar väl om dem. Be därför specifikt om en tidigare chef och om någon som arbetat nära i rollens funktion.
- Ingen frågar om utvecklingsområden. Referenter svarar ärligt på en rak fråga om vad kandidaten behöver stöd i, men utan den frågan blir alla referenser likadant positiva.
Så jobbar Talent Search med referenstagning
Vi tar referenser på alla slutkandidater vi presenterar, med ett frågeunderlag byggt från kravprofilen i det enskilda uppdraget. I roller med två till tolv års erfarenhet finns nästan alltid tidigare chefer att prata med, och det gör referenserna mer informativa än vid rekrytering av personer tidigt i karriären.
- Kandidaten godkänner listan innan vi ringer och vet exakt vilka som kontaktas.
- Samma frågor ställs till alla slutkandidater, vilket gör dem jämförbara.
- Ni får en skriftlig sammanställning per kandidat, inte en muntlig sammanfattning i förbifarten.
- Vi återkommer snabbt med referenserna, så att steget inte blir det som fördröjer beslutet.
Vanliga frågor om referenstagning
Hur många referenser bör man ta?
Två referenser per slutkandidat är normalt tillräckligt, tre om rollen har personalansvar eller stort affärsansvar. Kvaliteten på referenten avgör mer än antalet: en tidigare chef som arbetat nära kandidaten ger mer än tre ytliga bekräftelser.
Får man ringa en referens utan kandidatens samtycke?
Det görs aldrig. Referenser tas alltid med kandidatens vetskap och medgivande, och kandidaten anger själv vilka referenter som kontaktas. Den rättsliga grunden för behandlingen är normalt intresseavvägning snarare än samtycke, men kandidaten ska alltid informeras om att referenser tas och hur uppgifterna används. Att ringa runt i någons nätverk utan att fråga är förtroendeskadligt och ger dessutom sällan användbar information.
Får man kontakta kandidatens nuvarande arbetsgivare?
Bara om kandidaten uttryckligen tillåter det. Många kandidater söker jobb utan att nuvarande chef vet om det, och en kontakt kan då få direkta konsekvenser för anställningen. Praktisk lösning: ta referens från nuvarande arbetsgivare först när övriga steg är klara och kandidaten är beredd att berätta.
Vad får man fråga en referens om?
Frågorna ska hålla sig till arbetsrelaterade förhållanden: uppdrag, ansvar, resultat, samarbete, ledarskap och utvecklingsområden. Frågor om hälsa, sjukfrånvaro, graviditet, familjesituation, fackligt engagemang, religion eller politisk åskådning ska inte ställas och svaren får inte dokumenteras.
Vill ni ha ett frågeunderlag för referenser som faktiskt skiljer kandidater åt? Prata med us om hur vi lägger upp det.