Kandidatpool

En kandidatpool är den avgränsade grupp kandidater som är aktuell för en specifik roll eller ett bestämt kompetensområde här och nu.

Poolen är arbetsmaterialet i en rekrytering. Den byggs för ett behov, används under en process och förändras löpande när kandidater tillkommer, tackar nej eller går vidare i urvalet. Storleken och kvaliteten på poolen avgör hur bra beslut ni till slut kan fatta.

Vad är en kandidatpool?

En pool skapas alltid utifrån ett behov. Ni ska tillsätta en produktionsledare i Borås, en redovisningsekonom med koncernvana eller en säljare mot industri i Västsverige. Utifrån kravprofilen samlas de personer som kan vara rätt: träffar i talangbanken, nya namn från sourcing, personer som sökt annonsen och tips från nätverket. Tillsammans utgör de poolen.

Poolen är alltså inte en lista över alla tänkbara kandidater i landet, utan en kvalificerad delmängd som någon bedömt relevant för just det här uppdraget. Ju skarpare kravprofilen är, desto mindre och bättre blir poolen. En vag profil ger en spretig pool.

Vissa företag arbetar också med stående pooler kring återkommande kompetensbehov. Ett bolag som anställer fyra ekonomer per år håller en pool inom ekonomi levande mellan rekryteringarna. Skillnaden mot en talangbank är att poolen är avgränsad till ett kompetensområde och till personer som är aktuella inom rimlig tid, medan banken är bredare och mer långsiktig.

Poolen är också stegvis. Den krymper genom processen: från en bred grupp kontaktade, via screening och kvalificerade samtal, till en shortlist på tre till fem kandidater som chefen får möta. Den tratten är själva rekryteringsarbetet.

En användbar kandidatpool kännetecknas av:

• Att den är kopplad till en aktuell kravprofil, inte till en känsla.
• Att kandidaterna är kontaktade eller minst bedömda mot profilen.
• Att statusen är uppdaterad: intresserad, avvaktande, ute ur processen.
• Att den är bred nog att tåla avhopp utan att processen stannar.
• Att den innehåller både aktivt sökande och passiva kandidater.

Kandidatpool och talangbank: så skiljer de sig

Begreppen används ofta om varandra, men de gör olika arbete. Talangbanken är det långsiktiga, strukturerade beståndet av kandidater ni haft kontakt med genom åren, oberoende av vakanser. Kandidatpoolen är urvalet kring en specifik roll eller ett kompetensområde, aktuellt nu. Banken är minnet. Poolen är verktyget.

Flödet mellan dem går i båda riktningarna. När en rekrytering startar söker ni i banken och plockar ut relevanta profiler till poolen. När processen är klar går de starka som inte fick jobbet tillbaka in i banken med en uppdaterad bedömning. Den rörelsen gör att nästa rekrytering går snabbare.

Dataskyddet skiljer sig också åt, och det förbises ofta. Under en pågående rekrytering behandlas kandidatuppgifter för ett tydligt och aktuellt syfte, normalt med intresseavvägning som rättslig grund eller för att uppgifterna behövs för att kunna ingå avtal. När processen är avslutad upphör det syftet. Att flytta någon vidare till en bank kräver därför ett eget beslut om rättslig grund, information till kandidaten och en gallringstid.

Praktiskt innebär det:

• Poolens uppgifter hör till den aktuella processen och gallras när den stängs.
• För att spara längre används främst samtycke, en svagare grund i anställningssammanhang.
• Kandidaten ska veta om hon ligger kvar och hur länge.
• Radering ska gå att begära enkelt och genomföras på riktigt.

Vanliga fallgropar med kandidatpooler

1. För liten pool för tidigt. Att gå vidare med tre kandidater eftersom de var först ger ingen jämförelse. Två avhopp och processen står still. Bygg poolen bred innan ni börjar snäva in.
2. Bara aktivt sökande i poolen. Annonssvar täcker en liten del av marknaden inom specialistroller. Utan sourcing av passiva kandidater blir poolen skev mot dem som just nu vill byta jobb.
3. Ingen statusuppdatering. En pool där ingen vet vem som väntar på svar tappar kandidater i tysthet. Uppdatera status varje vecka och återkoppla till alla, även nej.
4. Att poolen aldrig gallras. Kandidater ligger kvar i systemet i åratal efter en avslutad process, utan rättslig grund och utan att någon hör av sig. Det är både en dataskyddsrisk och ett slöseri.

Så jobbar Talent Search med kandidatpool

Vi bygger poolen brett innan vi smalnar av, och vi rör oss snabbt när den är på plats. Kandidaterna vi ringer är oftast redan anställda och lyssnar bara på rätt sak vid rätt tidpunkt. Därför bemannar vi poolen med både aktiva sökande och personer vi kontaktar direkt.

• Vi utgår från kravprofilen och sätter poolens bredd tillsammans med er.
• Vi kombinerar annons, eget nätverk och riktad sourcing i samma pool.
• Ni får löpande status, inte en enda leverans i slutet.
• Starka kandidater som inte fick rollen följer vi upp inför nästa behov.

Vanliga frågor om kandidatpool

Hur många kandidater bör en pool innehålla?

Tillräckligt många för att en shortlist på tre till fem kandidater ska hålla även om någon hoppar av. Hur många kontakter det kräver varierar med hur nischad kompetensen är och hur het marknaden är just då. Är rollen mycket specialiserad kan poolen vara liten, men då krävs att varje samtal är väl förberett.

Vad är skillnaden mellan en kandidatpool och en shortlist?

Kandidatpoolen är alla aktuella kandidater i uppdraget, oavsett hur långt de kommit. Shortlisten är de slutkandidater som presenteras för tillsättande chef med bedömningsunderlag. Poolen är alltså bredare och shortlisten är resultatet av urvalet i den.

Kan man återanvända en kandidatpool till nästa rekrytering?

Ja, om det är gjort på rätt sätt. Kandidater som fått information och sagt ja till fortsatt kontakt kan följa med vidare, och de har ofta en färsk bedömning som gör nästa process betydligt snabbare. Finns ingen rättslig grund för fortsatt lagring ska uppgifterna gallras när uppdraget stängs.

Hur snabbt behöver man svara kandidaterna i en pool?

Snabbt, och konsekvent. Inom specialistroller pågår ofta flera parallella samtal, och dröjer återkopplingen en vecka kan kandidater hinna tacka ja någon annanstans. Sätt en gemensam regel för svarstider vid uppstart.

Behöver ni en bred pool för en nyckelroll? Beskriv rollen för us och få en genomlysning av vad marknaden erbjuder.