RPO (recruitment process outsourcing)
RPO betyder att ett företag lägger ut hela eller delar av sin rekryteringsprocess på en extern leverantör, som arbetar som en förlängning av den egna organisationen.
Skillnaden mot att köpa en enskild rekrytering är att leverantören tar över ett arbetsflöde, inte ett uppdrag. Ofta ingår metod, system och rapportering. Modellen kommer från bolag med stora volymer, men delas i dag upp i mindre format som fungerar även för medelstora företag.
Vad är RPO?
I ett RPO-upplägg äger ni fortfarande anställningarna och besluten. Kandidaterna blir era medarbetare, era chefer väljer vem som får jobbet och er requirements profile styr. Vad ni lämnar ifrån er är utförandet: annonsering, sourcing, screening, intervjubokningar, tester, referenser, kandidatkommunikation, uppföljning och statistik. Leverantören arbetar ofta i era system, med er avsändare, och i praktiken som er egen rekryteringsfunktion.
Ersättningen ser annorlunda ut än vid en enskild rekrytering. I stället för ett arvode per tillsatt tjänst betalar ni normalt en månatlig avgift, ett pris per rekryterare eller ett pris per tillsättning inom ett avtalat volymspann. Avtalen är längre, ofta ett till tre år, med överenskomna nivåer för svarstider, urvalskvalitet och ledtider. RPO förutsätter därför att ni vet vad ni faktiskt rekryterar per år.
Blanda inte samman RPO med bemanning eller med att köpa in en rekrytering. Bemanning innebär att någon annan är arbetsgivare. Direktrekrytering innebär att ni köper en process för en specifik roll. RPO innebär att ni köper kapacitet och metod för många roller över tid, med er själva som arbetsgivare.
Det som normalt ligger i ett RPO-åtagande:
- Annonsering, sourcing och urval i era kanaler och ert varumärke.
- Kandidatkommunikation och intervjulogistik gentemot era chefer.
- Struktur och metod: kravprofil, intervjuguider, bedömningsmallar.
- Mätning och rapportering, exempelvis time to hire och cost per hire.
Skalorna: full RPO, projekt-RPO och on-demand
RPO är inte en produkt utan tre olika åtaganden. Att välja rätt storlek avgör om affären blir bra.
- Full RPO. Leverantören ansvarar för hela rekryteringsflödet för hela eller delar av bolaget, löpande. Passar organisationer med många rekryteringar per år, geografisk spridning eller en rekryteringsfunktion som ska byggas upp från nästan ingenting.
- Projekt-RPO. Ett avgränsat åtagande med ett bestämt antal roller och en bestämd tid. Vanligt vid nyetablering, uppstart av ett kontor, en ny avdelning eller en tillväxtplan där tjugo personer ska in på nio månader.
- On-demand eller modulär RPO. Ni köper enskilda delar eller extra kapacitet vid behov: sourcing i en trång kompetens, screening när volymen toppar, eller en rekryterare på deltid i sex månader.
För ett medelstort bolag är det oftast projekt-RPO eller on-demand som passar. Full RPO förutsätter en volym som gör det försvarbart att lämna ifrån sig hela flödet, och där ligger tröskeln högt. Är flödet begränsat och någorlunda jämnt över året får ni normalt mer för pengarna genom att köpa enskilda rekryteringar och komplettera med kapacitet i topparna.
RPO passar sämre när rekryteringarna är få men tunga. En handfull nyckelroller per år kräver relationsarbete och seniort urval snarare än processkapacitet. Modellen fungerar också dåligt om ingen hos er äger samarbetet. Utan en intern beställare som håller cheferna i processen får leverantören inget att arbeta med.
Vanliga utmaningar med RPO
- Att lägga ut ett problem i stället för ett flöde. Fungerar inte rekryteringen för att kravprofilerna är oklara och cheferna aldrig svarar löser ingen leverantör det. Röj upp internt först, lägg ut sedan.
- Att mäta volym men inte kvalitet. Antal tillsättningar och ledtid är enkelt att följa. Lägg till mått på hur många som är kvar efter ett år och hur nöjda cheferna är.
- Att tappa kandidatupplevelsen. När kommunikationen flyttar ut är det ert varumärke som möter kandidaten. Bestäm tonläge, svarstider och vad som händer med de som får nej.
- Att låsa in sig för länge. Ett treårsavtal skrivet under en tillväxtplan blir tungt när planen ändras. Förhandla volymspann, uppsägningstid och möjlighet att skala ner.
Så jobbar Talent Search med RPO
Vi säljer inte full RPO till bolag som inte behöver det. Vår tyngdpunkt ligger på rekrytering av specialister, nyckelroller och första linjens chefer i intervallet två till tolv års erfarenhet, och där är enskilda uppdrag ofta både billigare och bättre för er. När volymen kommer i skov arbetar vi i stället projektvis.
- Vi börjar med att räkna på hur många rekryteringar ni faktiskt gör per år.
- Vid tillväxtskeden tar vi ett avgränsat paket med bestämda roller och tid.
- Vi lämnar över metod och mallar, så att ni kan driva själva efteråt.
- Vill ni ha kapacitet inifrån kan systerbolaget Interim Search hyra ut en erfaren rekryterare under en period.
Vanliga frågor om RPO
Vad betyder RPO?
RPO står för recruitment process outsourcing och innebär att ett företag låter en extern part sköta hela eller delar av rekryteringsprocessen. Leverantören arbetar som en del av organisationen, ofta i kundens system och med kundens avsändare. Kunden anställer fortfarande själv och fattar besluten.
Vad är skillnaden mellan RPO och att anlita ett rekryteringsföretag?
Vid en vanlig rekrytering köper ni en process för en specifik roll och betalar ett arvode per tillsättning. Vid RPO köper ni kapacitet och metod för många roller över en längre period, ofta mot en löpande avgift. RPO förutsätter volym, en enskild rekrytering gör det inte.
När är RPO värt det för ett medelstort bolag?
Oftast när ni ska rekrytera många personer inom kort tid, till exempel vid en etablering eller en tillväxtplan, och saknar intern kapacitet för det. Är volymen låg och utspridd över året är enskilda uppdrag i regel mer ekonomiskt. Ett projektupplägg ger då tillväxten stöd utan att binda upp er i flera år.
Vem äger kandidaterna i ett RPO-upplägg?
Ni gör det, men skriv in det i avtalet. Reglera vem som äger kandidatdata, hur den överlämnas när samarbetet avslutas och hur ansvaret fördelas mellan er som personuppgiftsansvarig och leverantören som personuppgiftsbiträde.
Ska ni växa snabbt och undrar hur mycket rekryteringskapacitet ni behöver? Hör av er till us och få en genomlysning av behovet.