Shortlist
En shortlist är den grupp kandidater som rekryteringspartnern presenterar för kunden efter genomförd sökning och bedömning, med ett underlag som gör dem jämförbara.
Antalet är litet med avsikt. Tre till fem personer som alla skulle kunna göra jobbet är ett bättre beslutsunderlag än tolv namn av blandad kvalitet. Shortlisten är också den punkt där ett rekryteringsuppdrag går från att vara sökarbete till att vara ett beslut hos er.
Vad är en shortlist?
En shortlist är inte en lista över dem som sökt. Den är resultatet av ett urval: kartläggning, sourcing, screening och djupintervjuer har redan gjorts, och kvar står de kandidater som rekryteraren är beredd att gå i god för. Skillnaden mot en ”kandidatlista” eller en samling profiler ur ett register är alltså inte längden utan arbetet bakom.
Antalet ligger normalt på tre till fem kandidater. För en smal nyckelroll eller en chefsroll landar listan i nedre delen av spannet, och det är ett ärligare besked än att fylla ut den. Det viktiga är att varje namn är ett verkligt alternativ. En kandidat som finns med bara för att listan ska kännas fyllig gör beslutet svårare, inte lättare.
Underlaget avgör om shortlisten går att använda. Ett cv säger vad personen gjort men inte hur väl. Presentationen behöver därför knyta varje kandidat till kravprofilen och vara lika tydlig om svagheterna som om styrkorna.
I praktiken presenteras shortlisten i ett möte, inte i ett mejl. Rekryteraren går igenom kandidaterna, ni ställer frågor, och ni bestämmer tillsammans vilka som ska intervjuas hos er och i vilken ordning. Efter det mötet ska det vara klart vem som gör vad och när, för det är då kalendern börjar avgöra utgången.
Ett fullgott shortlistunderlag innehåller per kandidat:
- En sammanfattning av bakgrund och nuvarande roll.
- Bedömning mot kravprofilens ska-krav och önskemål.
- Rekryterarens noteringar från djupintervjun, inklusive tvekan.
- Löneläge, uppsägningstid och praktiska förutsättningar.
- Kandidatens egen drivkraft för just den här rollen.
Vad gör en shortlist bra?
En bra shortlist känns igen på att beslutet blir svårt av rätt anledning: alternativen är verkliga och skiljer sig från varandra.
Det första kravet är att alla på listan är tillgängliga och intresserade. En kandidat som ”nog kan tänka sig att lyssna” hör inte hit. Andra kravet är jämförbarhet. Samma rubriker, samma bedömningsgrunder, samma djup i underlaget för alla. Tredje kravet är ärlighet om riskerna. Varje kandidat har något som skaver, och den som inte får veta vad det är kommer att upptäcka det själv efter sex månader.
Sedan kommer variationen. Om alla på listan är samma typ av person med samma bakgrund har sökarbetet varit för snävt, eller så har kravprofilen beskrivit en människa i stället för en uppgift. En shortlist där kandidaterna löser rollen på olika sätt ger er möjlighet att välja väg och inte bara person.
Fyra saker som märkbart höjer kvaliteten:
- Kalibrering med hiring manager efter de första bedömda kandidaterna.
- Skriftliga bedömningar som skrivs innan mötet, inte under det.
- Tydlig rekommendation från rekryteraren, med skäl.
- En plan för vad som händer om ingen av kandidaterna blir er.
Vanliga fallgropar med shortlist
- Utfyllnadskandidater. Ett par starka namn plus ytterligare ett som fyller ut listan är vanligare än man tror, och det syns direkt för en van chef. Det sänker förtroendet för hela underlaget.
- Bara styrkor i underlaget. En presentation där varje kandidat framställs som optimal är ingen bedömning utan en säljtext. Det ni behöver är just de invändningar som rekryteraren själv övervägt.
- Shortlist utan kalibrering. Om ingen stämt av kravprofilen sedan starten är risken att hela listan ratas, och då har flera veckor gått åt utan att ni kommit närmare. En kort avstämning tidigt hade räckt.
- För sen shortlist. Kandidaterna på en shortlist har oftast andra samtal parallellt. Ligger listan färdig i tre veckor innan ni hinner intervjua är den inte längre en shortlist utan en historisk handling.
Så jobbar Talent Search med shortlist
Vi arbetar med specialist- och nyckelroller som kräver två till tolv års erfarenhet, och där rör sig kandidaterna snabbt. Därför presenterar vi kandidater löpande i stället för att spara ihop till en stor leverans. Svarar marknaden något annat än kravprofilen förutsatte hör ni det av oss medan the process pågår, och vår rekommendation följer med varje namn även när den går emot ert förstahandsval.
- Vi presenterar shortlisten i ett möte och går igenom varje bedömning.
- Vi skriver ut både styrkor och tvekan för varje kandidat.
- Vi bokar era intervjutider innan listan lämnas, så att tempot hålls.
- Blir ingen på listan er tar vi om kravprofilen innan vi tar om sökarbetet.
Vanliga frågor om shortlist
Hur många kandidater ska en shortlist innehålla?
Tre till fem kandidater. Det är ett antal som går att jämföra ordentligt och som samtidigt rymmer verkliga alternativ. Fler än så gör jämförelsen svårare snarare än bättre, och färre betyder oftast att sökarbetet inte är klart. Underlaget ska styra beslutet, inte listans längd.
Vad ska vi få se om varje kandidat på shortlisten?
Bakgrund, bedömning mot kravprofilen, rekryterarens noteringar från intervjun, löneläge, uppsägningstid och kandidatens egen drivkraft. Referenser tas normalt i slutfasen och alltid med kandidatens vetskap och medgivande, så de ingår inte alltid vid presentationen.
Vad händer om vi inte vill gå vidare med någon på shortlisten?
Då behöver kravprofilen och marknadsbilden gås igenom på nytt, inte bara sökarbetet. Oftast handlar det om att kraven och det ni faktiskt erbjuder inte möts, eller att bilden av rollen förändrats under processen. En seriös rekryteringspartner tar det samtalet utan extra arvode.
Hur lång tid tar det innan en shortlist är klar?
För en specialistroll är fyra till sex veckor från start ett realistiskt spann, beroende på hur smal kompetensen är och hur snabbt intervjutider hittas. Enskilda kandidater kan presenteras betydligt tidigare än så.
Vill ni se hur ett shortlistunderlag ser ut? Be us visa ett exempel innan ni bestämmer er för partner.