Candidate experience
Candidate experience är kandidatens samlade upplevelse av er som arbetsgivare under en rekrytering, från första kontakten till besked och eventuell start.
Begreppet handlar inte om att vara trevlig, utan om hur ni behandlar människor vars tid ni har bett om. För kandidater som redan har ett jobb de trivs med avgör upplevelsen ofta om de stannar i processen eller drar sig ur utan att förklara varför.
Vad är candidate experience?
Upplevelsen byggs av små moment. Hur begriplig annonsen är. Hur lång tid det tar innan någon svarar. Om intervjuaren har läst underlaget. Om nästa steg är utlovat med datum eller bara som en känsla. Om beskedet kommer, och hur det formuleras. Ingen del avgör något ensam, men tillsammans blir de en berättelse som kandidaten berättar vidare.
Det är lätt att blanda ihop candidate experience med employer branding. Employer branding är löftet ni ger utåt om hur det är att arbeta hos er. Candidate experience är leveransen på löftet, testad på en person som just nu befinner sig i er process. Är avståndet mellan de två stort blir varumärkesarbetet en belastning, eftersom besvikelsen mäts mot förväntningen. Gränsen mot onboarding går vid avtalet, men inte skarpt: mellan signering och första arbetsdag ligger ofta flera månaders uppsägningstid, och det är i den luckan nyanställda ändrar sig.
En sak glöms nästan alltid bort: de flesta som möter er process får inte jobbet. De som lade tid på ansökan, intervju och kanske test och sedan fick ett nej är den största gruppen, och de formar bilden av er som arbetsgivare mest. I många branscher är de dessutom framtida kunder eller kollegor.
Det som avgör en kandidatupplevelse är i praktiken:
- Tydlighet om roll, löneläge, process och tidsplan redan från början.
- Ett rimligt antal steg, där varje steg har ett uttalat syfte.
- Återkoppling inom utlovad tid, också när svaret är nej.
- Intervjuer där kandidaten får visa vad hon faktiskt kan.
- Ett avslut som gör att personen kan tänka sig att söka igen.
Vad förstör kandidatupplevelsen i praktiken?
Tystnad gör ofta störst skada. En kandidat som varit på intervju och sedan inte hör något på tre veckor drar rimliga slutsatser: att beslutet är taget, att hon inte var viktig, eller att organisationen inte har ordning på sig. Att det egentligen berodde på en semester eller ett flyttat internt möte spelar ingen roll, för den informationen har hon inte.
Otydliga besked är nästan lika illa. ”Vi har valt att gå vidare med en annan profil” säger ingenting om vad som skilde. Kandidaten vill veta om det var erfarenheten, en specifik kompetens eller att någon annan matchade kravprofilen bättre. Ett rakt svar tar två minuter att ge.
För många steg är det tredje problemet. Fem eller sex möten utspridda över två månader, med nya personer som ställer samma frågor, signalerar att ingen bestämmer. Varje extra steg ska kunna motiveras med vad ni får veta som ni inte redan vet. Samma sak gäller tester som skickas ut utan förklaring till vad som händer med resultatet.
Vanliga misstag med candidate experience
- Att bara fråga dem som fick jobbet. Den som just skrivit på tycker nästan alltid att processen var bra. Den användbara informationen finns hos dem som fick nej och hos dem som hoppade av mitt i.
- Att lägga till steg under processen. Ett nytt möte som tillkommer efter att tidsplanen kommunicerats tolkas som tveksamhet. Kandidater med fler alternativ väljer då bort er först, och kvar blir ett urval där risken för felrekrytering ökar.
- Att låta beskeden vänta på ett internt beslut. Att inget är bestämt är också ett besked. Ett kort mejl om att det tar två veckor längre håller kandidaten kvar, medan tystnad gör motsatsen.
- Att förväxla artighet med tydlighet. Ett vänligt men innehållslöst svar upplevs som undvikande. Kandidater klarar besked de inte gillar, men inte besked de inte förstår.
Så jobbar Talent Search med candidate experience
Vi arbetar med roller som kräver två till tolv års erfarenhet, och de kandidaterna sitter nästan alltid på ett jobb redan. De söker inte, de blir kontaktade. Därför avgör första samtalet om vi ens får en dialog, och snabb återkoppling är en förutsättning snarare än en artighet.
- Kandidaten får veta rollens innehåll, löneläge och tidsplan i första samtalet.
- Vi hör av oss under processen, även när det inte finns något nytt att berätta.
- Nej efter en intervju lämnas i ett samtal, med ett skäl som går att förstå.
- Kandidater som passade men inte just den här rollen hör från oss nästa gång.
Vanliga frågor om candidate experience
Hur mäter man candidate experience?
Genom att fråga kandidaterna själva, kort och strukturerat, efter avslutad process. Två eller tre frågor med samma formulering varje gång ger jämförbara svar över tid: om processen var tydlig, om återkopplingen kom i tid och om personen skulle söka igen. Komplettera med avhoppsfrekvens per steg och antal dagar mellan intervju och besked.
Hur snabbt bör en kandidat få svar?
Ett mottagningsbesked bör komma inom ett par dagar och ett besked efter intervju inom en vecka. Kan ni inte hålla det, säg när svaret kommer i stället och håll det datumet. Det som skapar dålig upplevelse är sällan väntetiden i sig, utan att ingen sagt hur lång den är.
Hur många intervjusteg är rimligt?
För en specialist- eller nyckelroll räcker oftast två till tre möten, plus eventuella tester och referenstagning. Varje steg ska tillföra ny information och ha en tydlig ägare. Fler steg än så förlänger processen utan att beslutsunderlaget blir bättre.
Spelar kandidatupplevelsen roll om vi bara rekryterar någon gång per år?
Ja, kanske särskilt då. I en region där yrkesgruppen känner varandra sprider sig ett illa skött avslut snabbt, och ni har inget kandidatflöde som väger upp det. En sällan använd process behöver dessutom skrivas ner, eftersom ingen minns förra gången.
Vill ni veta hur er process upplevs från andra sidan bordet? Be oss om en genomlysning av er senaste rekrytering.