Exitintervju

En exitintervju är ett strukturerat samtal med en medarbetare som slutar, med syftet att ta reda på varför personen lämnar och vad organisationen bör göra annorlunda.

Den skiljer sig från ett avtackningssamtal genom att den följer en fast frågemall och dokumenteras. Värdet ligger inte i det enskilda samtalet utan i mönstren som framträder när samtalen jämförs över tid.

Vad är en exitintervju?

Exitintervjun är en del av offboardingen, men den enda delen som producerar data. Allt annat i avslutet handlar om att flytta ansvar och stänga konton. Exitintervjun handlar om att lära något av att en person valde att gå.

Formen är enkel. Ett bokat samtal på trettio till sextio minuter, samma frågor varje gång, anteckningar som går att sammanställa. Ett formulär ger jämförbara svar men sällan det som verkligen låg bakom, eftersom människor skriver artigare än de talar. Kombinationen fungerar: ett kort formulär som underlag och ett samtal som gräver där svaren är vaga.

Tidpunkten spelar roll. För tidigt i uppsägningstiden är personen fortfarande inne i beslutet och vill inte bränna broar. På sista dagen är hon redan mentalt någon annanstans. Mitten av uppsägningstiden är oftast rätt, och ett uppföljande samtal några månader senare ger ofta rakare svar.

Den avgörande frågan är vem som håller samtalet. Närmaste chef bör helst inte göra det. Chefen är ofta en del av skälet till att någon slutar, och ingen säger det till den det gäller när arbetsgivarintyg och framtida referenser står på spel. Låt HR, en chef ett steg upp eller en extern part hålla samtalet. Det som förloras i sakkunskap vägs upp av att svaren blir sanna.

En exitintervju bör ge svar på:

  • Vad som utlöste beslutet, och när tanken först uppstod.
  • Vad det nya erbjudandet innehåller som ert inte gjorde.
  • Hur personen upplevde ledarskap, arbetsbelastning och utveckling.
  • Vad som skulle ha behövts för att hon skulle ha stannat.
  • Om hon skulle rekommendera er som arbetsgivare, och till vem.

Frågor som faktiskt ger något

Undvik frågor som går att besvara med en artighet. ”Har du trivts hos oss?” ger ett ja. Fråga i stället efter konkreta händelser och tidpunkter.

  1. När började du fundera på att lämna, och vad hände då? Svaret ger ofta en händelse: en omorganisation, en lönerevision, en chef som byttes ut, ett projekt som drogs tillbaka.
  2. Vad hade behövt förändras för att du skulle ha stannat? Det är den mest användbara frågan, eftersom svaret pekar på något som går att åtgärda för dem som är kvar.
  3. Vad var det som gjorde det nya jobbet attraktivt? Lön är sällan hela svaret. Ofta handlar det om mandat, utvecklingsmöjligheter, tydligare uppdrag eller kortare beslutsvägar.
  4. Vad borde din efterträdare veta som inte står i rollbeskrivningen? Frågan ger både bättre kravprofil och ett stycke kunskapsöverföring på samma gång.

Låt sedan svaren bli data. Ett enskilt samtal är en anekdot. Först när flera pekar i samma riktning finns en indikation. Kategorisera skälen på ett fåtal återkommande rubriker: lön, ledarskap, utvecklingsmöjligheter, arbetsbelastning, kollegor, flytt eller privata skäl. Sammanställ per avdelning och per chef en eller två gånger per år, tillsammans med personalomsättningen. Först då syns om problemet är generellt, lokalt eller bara normal rörlighet. Samma sammanställning är också det ärligaste underlaget för ert employer branding.

Vanliga misstag med exitintervjuer

  1. Att låta närmaste chef hålla samtalet. Det leder ofta till artiga och innehållslösa svar. Den som slutar skyddar sin referens och säger att det handlade om ett spännande erbjudande.
  2. Att samla in svar som ingen sammanställer. Anteckningar i personalmappar ger noll insikt. Utan kategorisering och en återkommande genomgång är arbetet bortkastat.
  3. Att bara intervjua dem som säger upp sig själva. Tidsbegränsade anställningar som inte förlängs, avbrutna provanställningar och pensioneringar bär också information.
  4. Att lova anonymitet man inte kan hålla. I en grupp på fem personer går det inte att avidentifiera ett svar. Säg i stället tydligt vad som kommer att rapporteras vidare och till vem.

Så jobbar Talent Search med exitintervjuer

Vi håller inte era exitintervjuer, men vi ser resultatet av dem. När vi skriver en kravprofil för en ersättare frågar vi alltid vad den som slutade sa om rollen. Ofta visar det att rollen behöver formuleras om innan den sätts på marknaden, till exempel att mandatet varit för litet för den erfarenhetsnivå ni annonserar efter.

  • Vi frågar efter skälen till att företrädaren slutade innan vi börjar söka.
  • Är rollen svårsåld i sitt nuvarande utförande hör ni det från oss.
  • Vi hör vad marknaden säger om er som arbetsgivare och återkopplar det.
  • Kandidater vi intervjuar berättar varför de vill lämna, vilket ger en bild av drivkrafterna i er bransch.

Vanliga frågor om exitintervju

Vem bör hålla en exitintervju?

Helst någon annan än närmaste chef: HR, en chef ett steg upp i organisationen eller en extern part. Skälet är att chefen ofta är en del av det som ledde till uppsägningen, och att medarbetaren är beroende av chefen för referenser. Ju mindre samtalspartnern är part i beslutet, desto rakare blir svaren.

Är en exitintervju obligatorisk?

Nej, det finns inget krav i lag eller kollektivavtal på att hålla en exitintervju, och medarbetaren behöver inte delta. Just därför är formen viktig: ett samtal som känns som ett förhör tackar folk nej till. Beskriv syftet i förväg och vad svaren ska användas till.

Vad gör man med svaren?

Kategoriserar dem, sammanställer dem över tid och tar upp mönstren i ledningsgruppen. En enskild persons åsikt är inte ett beslutsunderlag, men flera personer som lämnar samma avdelning med samma skäl är det. Åtgärderna bör sedan följas upp mot personalomsättningen.

Kan svaren användas som referens senare?

Nej. En exitintervju är ett internt förbättringsunderlag och ska inte återanvändas som omdöme om personen. Referenstagning är en separat process som sker med kandidatens vetskap och medgivande och utgår från den roll referensen gäller.

Har ni tappat flera personer i samma funktion? Gå igenom med oss vad det säger om rollen innan ni rekryterar igen.