Retainer
En retainer är en arvodesmodell där rekryteringsuppdraget betalas i steg under processens gång, oavsett om det slutar med en tillsättning eller inte.
Kunden köper alltså arbetet, inte enbart resultatet. Modellen är standard vid executive search och används även för svårare specialistroller, konfidentiella sök och uppdrag där arbetet till största delen består av research. Den ställer högre krav på båda parter.
Vad är en retainer?
Uppdraget delas upp i etapper med en delbetalning kopplad till varje etapp. Den klassiska uppdelningen är tre lika stora delar: en vid uppstart, en när ett urval av kandidater presenteras och en vid tillsättning. Totalarvodet sätts antingen som ett fast belopp eller som en andel av kandidatens årslön, ofta i intervallet 20 till 30 procent för kvalificerade roller. Nivåerna varierar med marknad, rollnivå och uppdragets komplexitet, så behandla intervallet som en riktlinje och inte som en prislista.
Poängen med modellen är att den finansierar själva arbetet. Ett djupt direktsök innebär kartläggning av marknaden, listor över relevanta personer, kontakt med personer som inte söker jobb och löpande avrapportering till kunden. Det arbetet kostar lika mycket oavsett om just den här rollen går i mål, och en leverantör som bara får betalt vid tillsättning har svårt att motivera det.
Skillnaden mot success fee är därför inte bara betalningsplanen. Vid success fee betalar ni för ett utfall och leverantören bär risken. Vid retainer betalar ni för en arbetsinsats och bär själva risken att uppdraget inte leder fram. I gengäld får ni prioritet, exklusivitet och insyn. Modellen förutsätter också att ni själva håller tempo, eftersom leverantörens ersättning inte längre hänger på att ni fattar beslut.
En retainer innehåller normalt:
- Ett uppstartsarvode som täcker kravprofil, marknadskartläggning och sökstrategi.
- Löpande avrapportering, ofta med namngivna kandidater och statusläge.
- Exklusivitet under en avtalad period.
- Ett slutarvode vid tillsättning, samt villkor om uppdraget avbryts.
Fördelar och nackdelar för er som kund
Modellen är inte bättre eller sämre än success fee. Den passar olika situationer, och det som är dess styrka är också dess kostnad.
Det ni får:
- Prioritet och kontinuitet. Uppdraget ligger inte sist i kön när ett enklare uppdrag dyker upp.
- Insyn i arbetet. Ni ser vilka som kontaktats, vilka som tackat nej och varför, och kan justera kravprofilen på riktiga data.
- Möjlighet till konfidentiella sök. Ska en befintlig person ersättas kan uppdraget drivas utan annons.
Det ni tar på er:
- Ni betalar även om ingen tillsätts, exempelvis om ni väljer att pausa rollen.
- Kostnaden kommer tidigt, vilket kräver att budgeten är beslutad före start.
- Ni måste själva leverera intervjutider och beslut i takt med processen.
Vanliga fallgropar med retainer
- Att köpa en retainer för en enkel roll. Är rollen sökbar och kandidaterna många betalar ni för research ni inte behöver. Då är resultatarvode oftast rimligare.
- Att inte reglera vad som händer om uppdraget avbryts. Pausas rollen internt efter etapp två bör avtalet redan säga vad som gäller för resterande arvode och för en eventuell återupptagning.
- Att tro att betald etapp är samma sak som framdrift. En delbetalning ska motsvara en konkret leverans, exempelvis en dokumenterad marknadskartläggning eller ett presenterat urval. Skriv in leveransen, inte bara datumet.
- Att sänka sitt eget tempo. När leverantörens ersättning inte hänger på snabb tillsättning blir er egen beslutsförmåga den faktor som avgör ledtiden.
Så jobbar Talent Search med retainer
Retainer är inte vårt förstahandsförslag. För en stor del av de specialist- och nyckelroller vi arbetar med är resultatarvode både enklare för er och tillräckligt för att göra jobbet ordentligt. Retainer föreslår vi när uppdraget kräver ett omfattande direktsök, när rollen ska hanteras konfidentiellt eller när ni vill ha löpande insyn i marknadsbilden.
- Vi säger till när vi tror att en retainer inte är värd pengarna för er.
- Vi kopplar varje delbetalning till en leverans ni kan granska.
- Vi rapporterar löpande, så att kravprofilen kan justeras medan sökandet pågår.
- Vi skriver in vad som gäller för arvodet om ni pausar eller avbryter uppdraget.
Vi avråder hellre från en dyrare modell än säljer in en som inte behövs. Det är också därför vi lägger fram kostnaden för båda modellerna sida vid sida innan ni bestämmer er.
Vanliga frågor om retainer
Vad betyder retainer i rekrytering?
Retainer betyder att arvodet betalas i etapper under uppdraget, oberoende av om det leder till en anställning. Vanligast är tre delbetalningar: uppstart, presentation av kandidater och tillsättning. Modellen används främst vid executive search, konfidentiella sök och roller som kräver omfattande research.
Vad kostar en rekrytering med retainer?
Totalarvodet sätts antingen som ett fast belopp eller som en andel av årslönen, ofta någonstans i intervallet 20 till 30 procent för kvalificerade roller. Nivån varierar med rollens komplexitet och marknad, så begär alltid en skriftlig specifikation. Kontrollera också vad som händer med arvodet om uppdraget avbryts.
Får man tillbaka pengarna om ingen anställs?
Normalt inte, eftersom ni har betalat för utfört arbete och inte för ett resultat. Många avtal innehåller däremot en skrivning om att uppdraget kan återupptas utan nytt uppstartsarvode, eller att en del av arvodet får användas för en annan roll. Det är en av de viktigaste punkterna att förhandla innan start.
När bör man välja retainer i stället för success fee?
Välj retainer när rollen är svår att fylla, när sökandet måste ske konfidentiellt eller när ni vill ha full insyn i marknadsarbetet. Är rollen väl definierad och kandidattillgången god ger success fee normalt samma resultat till lägre risk för er.
Vill ni väga retainer mot resultatarvode för en specifik roll? Ta ett samtal med us innan ni skriver avtal.