Talangbank

En talangbank är en strukturerad och långsiktig databas över kandidater som ett företag eller en rekryteringspartner har haft kontakt med, byggd för att kunna användas om och om igen.

Poängen är att arbetet i en avslutad process inte ska gå till spillo. De som var starka men inte fick jobbet, de som var intressanta men inte var redo att byta, de som sökte spontant vid fel tidpunkt: alla finns kvar och kan bli nästa anställning.

Vad är en talangbank?

En talangbank är ett arbetssätt lika mycket som ett system. Tekniskt ligger den ofta i ett rekryteringssystem eller ett CRM för kandidater, med struktur som gör informationen sökbar: kompetensområde, senioritet, geografi, branschbakgrund, löneläge, rörlighet och när ni senast talade med personen. Utan den strukturen är det inte en bank, utan en mapp med gamla ansökningar.

Det är den långsiktiga horisonten som skiljer talangbanken från övriga register. Banken är inte kopplad till en enskild vakans. Den byggs över år och används när behovet uppstår. En kandidat som var näst bäst till en controllertjänst i mars kan vara helt rätt för en business controller i november, om ni bara kommer ihåg att hon finns.

Det som gör en bank värdefull är inte antalet namn. Det är kvaliteten på bedömningen och färskheten i informationen. Tusen ostrukturerade profiler är sämre än några hundra där någon faktiskt har talat med personen och dokumenterat vad hon kan. En bank kräver därför underhåll.

En talangbank som fungerar innehåller normalt:

• Bedömningsunderlag från tidigare processer, inte bara ett cv.
• Struktur som gör det möjligt att söka på kompetens och senioritet.
• Noteringar om drivkrafter, geografi och vad som krävs för ett byte.
• Datum för senaste kontakt och för planerad gallring.
• Dokumenterad rättslig grund för att uppgifterna får sparas.

Talangbank, kandidatpool och GDPR

Talangbank och kandidatpool används ofta som synonymer, men skillnaden är praktisk och värd att hålla isär. Talangbanken är det breda, långsiktiga beståndet över tid. En kandidatpool är urvalet kring en specifik roll eller ett avgränsat kompetensområde, byggt för ett bestämt behov och aktuellt här och nu. Poolen skapas ofta genom sökning i banken plus ny sourcing. Banken är arkivet, poolen arbetsmaterialet.

Eftersom en talangbank består av personuppgifter om kandidater som ofta inte har någon pågående ansökan är dataskyddet centralt. Ni ska veta varför ni sparar, hur länge och med vilken rättslig grund. I en pågående rekrytering är den vanliga grunden intresseavvägning, eller att uppgifterna behövs för att kunna ingå avtal. För att spara uppgifterna längre än rekryteringen kräver används främst samtycke, men samtycke är en svagare grund i anställningssammanhang eftersom frivilligheten kan ifrågasättas. Väljer ni intresseavvägning ska avvägningen vara gjord och dokumenterad.

Praktiskt betyder det att ni ska ha ordning på detta:

• Informera kandidaten om att uppgifterna sparas, varför och hur länge.
• Ha en dokumenterad rättslig grund, och pröva den om syftet ändras.
• Sätt en gallringsrutin med bestämda intervall och följ den.
• Gör det enkelt att bli raderad, och radera på riktigt.
• Spara inte fler uppgifter än syftet kräver, till exempel inga testresultat i onödan.

Vanliga misstag med talangbanker

1. Att samla i stället för att välja. Många lägger in alla som någonsin sökt. Det ger en bank ingen orkar söka i, och den används därför inte. Lägg in de kandidater där ni har en riktig bedömning.
2. Att låta uppgifterna bli gamla. En profil som är två år gammal säger lite om var personen står i dag. Utan återkommande kontakt förvandlas banken till ett arkiv, och gallringen blir också svår att motivera.
3. Att spara utan grund eller gallringsrutin. Att behålla kandidatuppgifter i flera år utan rättslig grund, information eller slutdatum är både en dataskyddsrisk och dålig kandidatupplevelse. Sätt rutinen innan banken växer.
4. Att förväxla banken med en färdig shortlist. Träffar i banken är utgångspunkten, inte urvalet. De ska kvalificeras mot den aktuella kravprofilen innan de presenteras för en tillsättande chef.

Så jobbar Talent Search med talangbank

Banken är en av våra viktigaste tillgångar, men bara så länge innehållet är färskt. Vi lägger därför tid på att hålla kontakten med kandidater vi bedömt, även när vi inte har något att erbjuda just då.

• Vi dokumenterar bedömningar, inte bara cv, från varje process vi kör.
• Vi håller kontakten över tid, så att vi vet vad som gäller i dag.
• Vi informerar kandidater om vad vi sparar och gallrar enligt fast rutin.
• Vi söker i banken innan vi startar en ny kartläggning av marknaden.

Vanliga frågor om talangbank

Vad är skillnaden mellan talangbank och kandidatpool?

Talangbanken är det långsiktiga, breda beståndet av kandidater ni haft kontakt med, oberoende av aktuella vakanser. En kandidatpool är urvalet kring en specifik roll eller ett kompetensområde, byggt för ett behov ni har nu. Poolen tas ofta fram genom sökning i banken plus ny sourcing.

Hur länge får man spara kandidatuppgifter i en talangbank?

Det finns ingen fast tidsgräns i lagen, utan uppgifterna får sparas så länge det finns ett syfte och en laglig grund. I praktiken sätter många en gallringsperiod på ett till två år från senaste kontakt, med en avstämning med kandidaten innan tiden går ut. Det viktiga är att gränsen är bestämd, kommunicerad och faktiskt följd.

Måste kandidaten godkänna att vi sparar uppgifterna?

Inte nödvändigtvis. I själva rekryteringen är den vanliga grunden intresseavvägning, eller att uppgifterna behövs för att kunna ingå avtal. För att spara längre än så används främst samtycke, men det är en svagare grund i anställningssammanhang eftersom frivilligheten kan ifrågasättas. Oavsett grund ska kandidaten informeras, och uppgifterna ska vara proportionerliga och gallras.

Är en talangbank värd besväret för ett mindre företag?

Ja, om ni återkommande söker liknande kompetens. Även ett begränsat antal väl dokumenterade kandidater inom ert kärnområde kortar starten på nästa rekrytering betydligt. Kravet är att någon äger banken och håller den aktuell, annars blir den snabbt ett arkiv.

Vill ni veta vilka kandidater vi redan känner inom ert område? Berätta för us vilken kompetens ni bygger på.