Kompetensmatris

En kompetensmatris är en kartläggning av vilka kompetenser som finns i en organisation och vilka som saknas, sammanställd så att luckorna blir synliga.

Den svarar på en fråga som annars diskuteras på känsla: har vi det vi behöver för att klara nästa år, och var är vi sårbara? För den som köper rekrytering är matrisen det underlag som gör att nästa tjänst tillsätts av ett skäl, inte bara för att någon slutade.

Vad är en kompetensmatris?

En kompetensmatris är en tabell. I ena riktningen listas de kompetenser verksamheten behöver, i den andra personerna eller rollerna som finns. I varje kryss sätts en nivå: kan inte, kan med stöd, kan självständigt, kan lära andra. Summerar man kolumnerna ser man var kunskapen sitter. Summerar man raderna ser man var den är för tunn.

Det låter enkelt, och det ska det vara. Matrisen är ett beslutsverktyg, inte ett HR-system. Poängen är inte att betygsätta människor utan att se strukturen: att tre av fem produktionstekniker kan samma sak och att en enda person hanterar hela avtalsuppföljningen. Den insikten är svår att få fram i ett samtal, men uppenbar i en tabell.

Kompetensmatrisen skiljer sig från närliggande begrepp på ett par sätt. En kravprofil beskriver en enskild roll som ska tillsättas. En befattningsbeskrivning beskriver vad någon gör i dag. Matrisen ligger ett steg ovanför bägge: den beskriver helheten och pekar ut vilken roll som bör tillsättas härnäst. Den är också en naturlig ingång till successionsplanering, eftersom den visar vilka positioner som saknar ersättare.

En genomarbetad matris ger er:

• En bild av var kompetensen är samlad hos för få personer.
• Underlag för att välja mellan att rekrytera, utbilda eller hyra in.
• Prioriteringsordning när flera avdelningar vill anställa samtidigt.
• Ett gemensamt språk mellan chefer, HR och ledning om kompetens.

Så bygger ni en enkel kompetensmatris

Börja litet. En avdelning, en tabell, en eftermiddag. Det som får matrisen att dö är ambitionen att täcka hela bolaget i första försöket.

1. Utgå från verksamhetsmålen. Vad ska enheten leverera de kommande tolv till tjugofyra månaderna? Kompetenserna hämtas ur svaret, inte ur en generisk lista.
2. Formulera 8–15 kompetenser. Blanda fackkunskap, system, processer och språk. Skriv dem konkret: ”kan driva en upphandling självständigt”, inte ”affärsmannaskap”.
3. Sätt en skala med fyra steg. Fler nivåer ger sken av precision utan att göra bedömningen bättre. Definiera varje steg i en mening.
4. Bedöm tillsammans. Chefen gör ett första utkast, medarbetaren fyller på. Två perspektiv räcker för att undvika de värsta felskattningarna.
5. Markera kritiska kompetenser. Vilka klarar verksamheten inte en veckas frånvaro i? De styr rekryteringsordningen.

När tabellen är ifylld läser ni den på tre sätt. Var finns bara en person på en kritisk rad? Var är många på samma nivå, alltså överlappning ni kan använda? Vilka rader är helt tomma, och behöver ni fylla dem med en anställning, en utbildningsinsats eller en interimslösning? Först i det tredje svaret övergår matrisen i en rekryteringsdiskussion. Därifrån är steget kort till kompetensbaserad rekrytering, där samma kompetenser bedöms likadant hos alla kandidater.

Vanliga misstag med kompetensmatriser

1. Matrisen blir ett betygssystem. När medarbetarna uppfattar den som en rangordning inför lönesamtalet blir självskattningarna höga och underlaget värdelöst. Var tydlig med syftet innan ni börjar fylla i.
2. För många kompetenser. Fyrtio rader ser grundligt ut men ingen orkar uppdatera dem. Efter ett halvår är matrisen inaktuell och tappar all trovärdighet som beslutsunderlag.
3. Otydliga nivåer. Om ”god kunskap” inte är definierad betyder den olika saker för olika chefer. Då går avdelningarna inte att jämföra, vilket var halva poängen.
4. Ingen kopplar den till besluten. Matrisen tas fram, presenteras och läggs undan. Nästa rekrytering startar ändå för att någon sa upp sig, inte för att luckan var identifierad.

Så jobbar Talent Search med kompetensmatriser

Vi säljer inte kompetenskartläggning som tjänst, men vi använder tänket i varje uppdrag. När en kund vill rekrytera en roll frågar vi vad som saknas i gruppen som helhet. Ganska ofta visar det sig att den beskrivna tjänsten inte är den som gör mest skillnad.

• Vi går igenom gruppens nuvarande kompetens innan vi skriver kravprofilen för den nya rollen.
• Vi säger till när luckan bättre täcks av utbildning eller omfördelning än av en anställning.
• Vi vet vad marknaden faktiskt erbjuder i spannet två till tolv års erfarenhet, och kan säga vilka kombinationer som är realistiska att söka.
• Vi stämmer av efter tillsättningen om luckan faktiskt blev fylld, eller bara flyttade.

Matrisen brukar avslöja mest på specialist- och nyckelrollsnivå, och hos första eller andra linjens chefer. Det är där enskilda personer ofta bär hela kompetensområden själva.

Vanliga frågor om kompetensmatris

Hur ofta bör en kompetensmatris uppdateras?

En gång per år räcker för de flesta organisationer, gärna i samband med verksamhetsplaneringen. Vid större omorganisationer eller när nyckelpersoner slutar bör ni se över den direkt, eftersom det är då bilden förändras mest.

Vad är skillnaden mellan kompetensmatris och successionsplan?

Matrisen visar var kompetensen finns i dag. Successionsplanen svarar på vem som kan ta över en specifik roll i morgon. Matrisen är underlaget, successionsplanen är beslutet som följer av det.

Behöver man ett system för att göra en kompetensmatris?

Nej. Ett kalkylblad räcker långt och är ofta att föredra i början, eftersom det går snabbt att ändra. Systemstöd blir intressant först när flera hundra medarbetare ska följas över tid.

Kan man använda en kompetensmatris i en rekrytering?

Ja, och det är där den gör mest nytta. Luckorna i matrisen översätts till ska-krav i kravprofilen, vilket gör att ni rekryterar mot ett behov i organisationen i stället för mot en bild av personen som slutade.

Vill ni veta vilken lucka ni bör fylla först? Kontakta oss och beskriv gruppen ni har i dag.